Fournisseurs de services aux notaires

Les fournisseurs actuellement autorisés et qui ont toujours une entente avec l’Ordre demeurent des options sûres, puisque ceux-ci se sont engagés à respecter les obligations en matière de sécurité et de protection de l’information.

Un fournisseur intéressé peut toujours soumettre une demande pour être ajouté à la liste des fournisseurs autorisés au terme d’un processus de vérification menant à la signature d’une entente avec l’Ordre.

Pour toute autre solution technologique n’apparaissant pas dans cette liste, il ne sera plus obligatoire que le fournisseur soit autorisé par la Chambre. Il reviendra cependant au notaire de s’assurer, avant d’utiliser une telle solution technologique pour les fins de sa pratique professionnelle, que celle-ci respecte les exigences de sécurité et de protection de l’information en l’espèce.

Si le notaire ne choisit pas une solution apparaissant dans la liste des fournisseurs autorisés, il peut utiliser l’outil d’aide à la décision. Cet outil a été élaboré pour aider la réflexion avant de choisir d’utiliser une solution technologique dans le cadre de la pratique professionnelle. N’hésitez pas à faire le test pour connaître les éléments à prendre en compte pour faire un choix éclairé.

Dorénavant, afin de respecter son obligation prévue au Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires, le notaire doit déclarer à l’Ordre les solutions technologiques qu’il utilise dans le cadre de sa pratique professionnelle, peu importe s’il s’agit d’un fournisseur autorisé ou non. Il en est de même pour tous changements subséquents.

Pour faire une déclaration, remplir le formulaire web prévu à cet effet et une notification automatique sera transmise à la Chambre. Dans le cas d’une solution technologique n’apparaissant pas dans la liste des fournisseurs autorisés, le notaire devra déclarer qu’il a fait les vérifications requises au préalable, les preuves de celles-ci pouvant être demandées par l’Ordre à tout moment.