Pour assurer la protection des informations personnelles détenues par les notaires ainsi que le respect de leurs normes professionnelles, développer de bonnes pratiques en matière de sécurité de l’information et conserver la confiance du public dans une pratique notariale 100 % techno, le notaire et ses fournisseurs de solutions technologiques1 sont soumis à des obligations et des responsabilités à cet égard.
1.Signifie une plateforme transactionnelle, une application, un logiciel ou un service informatique permettant notamment le traitement d'informations, la production de documents et la conservation des données et des documents.
Déclaration obligatoire à l’Ordre
Le notaire doit déclarer à l’Ordre les solutions technologiques qu’il utilise dans le cadre de sa pratique professionnelle. Il en est de même pour tous changements subséquents.
Faire une déclaration en remplissant le formulaire prévue à cet effet.
Choisir une solution technologique
Comme notaire, vous devez choisir une solution technologique qui pourra notamment respecter les exigences de sécurité et de protection de l’information dans le cadre de votre pratique professionnelle.
Pour vous aider à faire les bons choix, vous pouvez :
1. Faire affaire avec un fournisseur autorisé (voir l’onglet ci-dessous)
2. Évaluer si la solution technologique répond aux critères de sécurité (voir l’onglet ci-dessous)
Pour toute information complémentaire concernant cette section, écrire à [email protected]
Les fournisseurs ci-dessous se sont engagés contractuellement auprès de la Chambre à respecter les obligations en matière de sécurité et de protection de l’information.
SOLUTIONS OBLIGATOIRES
SOLUTIONS HOMOLOGUÉES
Logiciel de gestion d’étude
Solution de transfert et de partage sécurisé
Solution de sauvegarde en ligne
Solution d’hébergement infonuagique
Solution pour le traitement de transaction immobilières
Solution de traitement de prêts hypothécaires et de radiations
Solution de production de testaments, de mandats de protection et de procurations
Solution de signature électronique (document non notarié)
NORMES POUR L’UTILISATION D’OFFICE 365
L’Ordre intervient dans l’autorisation de solutions technologiques pouvant être utilisées par ses membres seulement dans les cas suivants :
Processus obligatoire
L’autorisation est préalable et obligatoire si le service concerne :
- La clôture d’un acte notarié technologique
- La conservation d’un acte notarié technologique
- La visioconférence lors de la réception de signatures à distance pour un acte notarié technologique
- L’utilisation d’une signature officielle numérique pour un notaire
Processus volontaire
Un fournisseur peut demander de suivre le processus d’homologation volontaire s’il souhaite s’assurer de rencontrer les exigences de sécurité nécessaires en matière de protection de l’information dans le cadre de l’exercice de la pratique notariale.
Exigences requises de la part du fournisseur
- Être conforme aux obligations en matière de protection de l’information.
- Détenir une certification reconnue dans le domaine (ex. ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, SOC2 Type II, etc.). Une telle certification constitue un atout dans le cadre d’une homologation volontaire et peut diminuer le temps et le coût du processus de conformité.
- Se soumettre à une vérification de conformité à ses frais (une soumission est transmise avant d’entreprendre les travaux).
- Présenter sa solution technologique à la Chambre.
- Signer une entente avec la Chambre une fois le processus de conformité réussi (le projet d’entente est transmis lors du processus de conformité).
- Soumettre une demande en remplissant le formulaire. Une réponse sera transmise dans les 48 heures ouvrables.
Le notaire doit s’assurer que les solutions technologiques qui sont utilisées dans le cadre de sa pratique professionnelle répondent aux besoins et aux exigences nécessaires pour réaliser sa prestation de service, tout en offrant le niveau de confort nécessaire à cette fin. Il doit notamment s’assurer que celles-ci respectent minimalement les principales obligations en matière de sécurité et de protection de l’information et déclarer son utilisation à l’Ordre.
Pour accompagner les notaires dans cette réflexion, un outil d’aide à la décision a été mis à la disposition des membres sur Espace notaire/Profession numérique.
