Questions fréquentes

Il est possible de tenir une réunion du conseil d’administration de façon virtuelle pour autant que le moyen retenu pour la tenir permet à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux.

Dans le cadre d’une réunion, les administrateurs peuvent y voter par tout moyen permettant, à la fois, de recueillir les votes de façon à ce qu’ils puissent être vérifiés subséquemment et de préserver le caractère secret du vote, lorsqu’un tel vote est demandé.

Il est désormais possible de tenir une assemblée des copropriétaires de façon virtuelle pour autant que le moyen retenu pour la tenir permet à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux. Dans le cadre d’une telle assemblée, les copropriétaires peuvent y voter par tout moyen permettant, à la fois, de recueillir les votes de façon à ce qu’ils puissent être vérifiés subséquemment et de préserver le caractère secret du vote, lorsqu’un tel vote est demandé.

La procuration permet d’autoriser une personne à agir en votre nom alors que vous avez toujours la capacité à agir par vous-même, mais que vous ne pouvez ou ne voulez pas le faire (ex. : voyage, hospitalisation, perte d’autonomie physique, etc.). Le mandat de protection est destiné à servir uniquement après la survenance de l’inaptitude mentale et la reconnaissance de cette inaptitude par le tribunal. Signer une procuration et un mandat de protection permet donc de pallier à deux besoins différents. On peut le faire dans des actes distincts et à des moments différents. On peut également les signer dans un seul et même document. Il appartient à votre notaire d’évaluer avec vous la façon la plus appropriée de le faire pour respecter vos besoins.

Les lois fiscales prévoient que le vendeur a l’obligation d’aviser les autorités de la disposition d’un immeuble, à l’aide des formulaires prescrits. On peut envoyer ces formulaires avant ou après la signature de la vente chez le notaire. Dans un cas comme dans l’autre, un certificat de conformité sera émis si les droits applicables ont été payés. Si ce n’est pas fait, l’acheteur devient personnellement responsable de faire parvenir aux autorités une somme égale à 37,875% (25% au fédéral et 12,875% au provincial) ou à 80% (50% au fédéral et 30% au provincial) du prix de vente, selon les circonstances.  Il appartient au notaire de s’assurer de respecter ces dispositions des lois fiscales afin de bien protéger et conseiller le client acheteur et il le fait par la retenue dans son compte en fidéicommis si les certificats de conformité n’ont pas été émis avant la signature de la vente.

Comme le chèque est tiré du compte en fidéicommis du notaire, celui-ci doit être très prudent avant d’émettre un nouveau chèque pour éviter que l’argent appartenant à ses autres clients serve à honorer le chèque perdu s’il est présenté pour encaissement après l’émission du nouveau chèque. Pour plus de détails à ce sujet, nous vous invitons à lire le point 8 du dossier sur la fraude et le blanchiment d’argent (p. 13) et le point 1 du texte portant sur la comptabilité en fidéicommis (p. 16) du magazine Entracte Hiver 2021, vol. 29 numéro 4.

Pour vérifier la validité d’une copie conforme électronique d’un acte notarié technologique, consulter la procédure.

Notez que la Chambre des notaires ne détient aucun acte notarié. Les actes reçus par les notaires ne sont pas transmis à la Chambre, mais plutôt conservés par les notaires dans leur greffe. Ainsi, les notaires ne font que déclarer l’existence des dispositions testamentaires et mandats de protection aux registres appropriés. Si vous souhaitez effectuer une recherche de testament ou de mandat de protection, nous vous invitons à consulter les procédures à cet effet.

Selon le cas, les actes peuvent aussi être conservés par un gardien provisoire, un cessionnaire ou la Cour supérieure.

Pour obtenir une copie d’acte notarié, vous devez :

Si vous connaissez le nom du notaire ayant reçu l’acte notarié, consulter le moteur de recherche Trouver un notaire (second onglet intitulé « Vérifier si un notaire est inscrit à l’Ordre »).

o Assurez-vous de bien saisir l’orthographe du prénom et nom, tel qu’inscrit au tableau de l’Ordre; à défaut vous n’obtiendrez aucun résultat.
o On vous indiquera les coordonnées du notaire et/ou du détenteur à joindre qui pourra vous émettre une copie authentique, sous réserve de fournir les justifications requises ainsi que du secret professionnel.
o S’il y a de multiples détenteurs, référez-vous à l’année de l’acte recherché pour obtenir les coordonnées du détenteur actuel.

Si vous ne connaissez pas le nom du notaire ayant reçu l’acte notarié, consulter le moteur de recherche Trouver un notaire (premier onglet intitulé « Trouver un notaire en pratique ») afin de trouver un notaire à proximité, qui pourra vous aider dans vos démarches.

Faire un codicille ou refaire un testament est une question légale et votre notaire peut vous expliquer pourquoi le codicille n’est pas le document approprié. Par exemple : le changement que vous voulez aura des impacts sur plusieurs sections du testament et, en fin de compte, le coût du codicille sera peut-être le même que celui du testament en raison de sa complexité. De plus, avec un codicille, la modification faite au testament est apparente et peut avoir un impact sur vos proches après votre décès. Faire un nouveau testament assure la confidentialité de la modification. De plus, il est possible qu’un notaire refuse de recevoir un codicille même si c’est une avenue possible légalement. Ses raisons peuvent être diverses et c’est à lui de vous les expliquer.

Oui. La reproduction des signatures n’est pas obligatoire pour que la copie d’un acte notarié soit authentique. Les signatures peuvent donc être totalement absentes ou reproduites mécaniquement (ex. signé prénom et nom de la personne). En évitant que votre signature se retrouve sur la copie authentique, votre notaire participe à réduire les risques d’utilisation frauduleuse de votre signature. Si un tiers (banque, gouvernement ou autre) refuse la copie authentique pour ce motif, vous pouvez l’inviter à lire ce communiqué de la Chambre des notaires du 23 octobre 2015 transmis à tous les notaires.

Dans le cadre d’un prêt hypothécaire et d’une radiation, le notaire est appelé à procéder à la vérification de l’identité, la qualité et la capacité du prêteur. Il doit aussi s’assurer, et ce, principalement dans le cadre d’une radiation, que cette dernière traduise bien la volonté du prêteur.

L’identité du prêteur se valide notamment par une vérification au registre des entreprises, puisque toute entité corporative qui effectue des transactions sur une base régulière au Québec doit s’immatriculer. Cette vérification vous permettra, entre autres, de connaître la loi constitutive de ce prêteur, laquelle délimitera les paramètres tant de la qualité que de la capacité à agir dudit prêteur. La capacité du prêteur sera aussi traduite dans une résolution qui, elle, désignera l’officier qui pourra la représenter, notamment dans la signature d’actes comme le prêt hypothécaire et la radiation. Cet officier sera plus souvent qu’autrement désigné par son titre et non son nom. Cette résolution pourra aussi prévoir que cet officier peut déléguer certains actes précis à une personne désignée par lui, notamment la signature d’un acte de prêt ou de radiation.

Le consentement du prêteur s’exprime dans le mandat qu’il vous transmet. Ce mandat peut être écrit ou verbal, mais habituellement écrit et parfois aux termes de la résolution qui autorise l’officier à agir pour lui. La loi constitutive du prêteur vient aussi délimiter les modes d’expression du consentement du créancier, le notaire doit donc s’y référer. Dans un contexte où plus de 120 prêteurs transigent sur le territoire canadien, le notaire doit être vigilant et ne pas présumer que tous les prêteurs agissent en vertu de la Loi sur les Banques, ce qui n’est pas le cas.

Cette situation vous dit quelque chose ? Et si je continue, vous effectuez le remboursement tel qu’indiqué au relevé et présumez que le paiement du client en date du 1^er a été effectué. Vous contactez le créancier quelques mois plus tard et celui-ci vous mentionne qu’il ne peut procéder à la signature de la radiation que vous lui avez soumise puisqu’un versement est manquant, soit celui du 1^er. La situation est plus précise et vous interpelle ?

Nous recevons plusieurs appels à ce sujet, nous mentionnant que le prêteur ne respecte pas les données inscrites à son relevé. Or, la majorité, pour ne pas dire l’ensemble des relevés émis par les prêteurs, indique clairement que les paiements dus par le client emprunteur doivent avoir été effectués et honorés. Le terme « honoré » signifie compensé, dans la majorité des cas le paiement n’aura pas été compensé ou même effectué, l’emprunteur croyant avoir tout réglé chez le notaire.

RÈGLE DE PRUDENCE : toujours conserver à votre compte en fidéicommis une somme équivalente à ce paiement (capital et intérêts) ou encore verser ledit montant au créancier en indiquant clairement pourquoi vous le faites et si le paiement avait été effectué et honoré, le créancier doit retourner les fonds à l’emprunteur, à défaut, ce dernier est en droit de lui réclamer. Vous éviterez ainsi des discussions avec le prêteur, des appels à l’emprunteur (vendeur), de vous retrouver entre les deux et devoir prendre une décision et ne pas avoir, pour cette raison, obtenu la radiation que vous avez soumise au prêteur lors du remboursement.

Le ou les relevé(s) doivent contenir un engagement ferme du créancier à consentir à la libération de la sûreté hypothécaire immobilière, sous forme de mainlevée ou quittance, moyennant le paiement honoré de la ou des somme(s) indiquée(s), et ce, dans un délai de 45 jours de la compensation dudit paiement ou de la réception du projet de mainlevée.

Si l’engagement à radiation n’est pas inclus dans le relevé de compte certifié qui a été transmis au notaire, il pourrait être acheminé au notaire dans un délai de 45 jours des fonds reçus et compensés par le créancier visé. Le notaire doit alors retenir les fonds jusqu’à l’obtention d’un écrit émanant d’un représentant ou du service autorisé, qui confirme l’engagement à accorder toute radiation dans un délai précis.

L’obtention de la radiation elle-même est sujette à un délai maximum de 90 jours.

ATTENTION ! : il se peut que les notaires ne retrouvent pas textuellement un engagement de radiation du créancier dans le délai de 45 jours susmentionné, ce qui n’invalide pas pour autant le relevé. En effet, les créanciers peuvent indiquer aux notaires, comme le fait actuellement la Banque de Montréal, qu’ils sont prêts à consentir une mainlevée sur réception des fonds, ou encore qu’ils s’engagent à signer une radiation sans préciser la nature de celle-ci ni le délai précis ou qu’ils ne prennent pas d’engagement du tout. Le notaire devra alors se référer au protocole diffusé par la Chambre et, s’il y a lieu, effectuer une retenue de fonds.