Questions fréquentes

Pour vérifier la validité d’une copie conforme électronique d’un acte notarié technologique, consulter la procédure.

Notez que la Chambre des notaires ne détient aucun acte notarié. Les actes reçus par les notaires ne sont pas transmis à la Chambre, mais plutôt conservés par les notaires dans leur greffe. Ainsi, les notaires ne font que déclarer l’existence des dispositions testamentaires et mandats de protection aux registres appropriés. Si vous souhaitez effectuer une recherche de testament ou de mandat de protection, nous vous invitons à consulter les procédures à cet effet.

Selon le cas, les actes peuvent aussi être conservés par un gardien provisoire, un cessionnaire ou la Cour supérieure.

Pour obtenir une copie d’acte notarié, vous devez :

Si vous connaissez le nom du notaire ayant reçu l’acte notarié, consulter le moteur de recherche Trouver un notaire (second onglet intitulé « Vérifier si un notaire est inscrit à l’Ordre »).

o Assurez-vous de bien saisir l’orthographe du prénom et nom, tel qu’inscrit au tableau de l’Ordre; à défaut vous n’obtiendrez aucun résultat.
o On vous indiquera les coordonnées du notaire et/ou du détenteur à joindre qui pourra vous émettre une copie authentique, sous réserve de fournir les justifications requises ainsi que du secret professionnel.
o S’il y a de multiples détenteurs, référez-vous à l’année de l’acte recherché pour obtenir les coordonnées du détenteur actuel.

Si vous ne connaissez pas le nom du notaire ayant reçu l’acte notarié, consulter le moteur de recherche Trouver un notaire (premier onglet intitulé « Trouver un notaire en pratique ») afin de trouver un notaire à proximité, qui pourra vous aider dans vos démarches.

Faire un codicille ou refaire un testament est une question légale et votre notaire peut vous expliquer pourquoi le codicille n’est pas le document approprié. Par exemple : le changement que vous voulez aura des impacts sur plusieurs sections du testament et, en fin de compte, le coût du codicille sera peut-être le même que celui du testament en raison de sa complexité. De plus, avec un codicille, la modification faite au testament est apparente et peut avoir un impact sur vos proches après votre décès. Faire un nouveau testament assure la confidentialité de la modification. À cause de ses obligations déontologiques et de sa responsabilité professionnelle, il est possible qu’un notaire refuse de faire un codicille à un testament qu’il n’a pas reçu, même si le codicille est une avenue possible légalement.

Oui. La reproduction des signatures n’est pas obligatoire pour que la copie d’un acte notarié soit authentique. Les signatures peuvent donc être totalement absentes ou reproduites mécaniquement (ex. signé prénom et nom de la personne). En évitant que votre signature se retrouve sur la copie authentique, votre notaire participe à réduire les risques d’utilisation frauduleuse de votre signature. Si un tiers (banque, gouvernement ou autre) refuse la copie authentique pour ce motif, vous pouvez l’inviter à lire ce communiqué de la Chambre des notaires du 23 octobre 2015 transmis à tous les notaires.

Les résolutions de la Banque nationale du Canada ne sont disponibles ni sur l’Inforoute notariale ni sur le site de la Banque.

Normalement, lorsque le notaire fait parvenir une demande de radiation au Centre de traitement des prêts hypothécaires (CTPH), ce dernier fait suivre la résolution requise pour chacun des dossiers avec approbation du projet de radiation soumis par le notaire. Les succursales n’ont pas autorité pour le faire.

Dans le cadre d’un prêt hypothécaire et d’une radiation, le notaire est appelé à procéder à la vérification de l’identité, la qualité et la capacité du prêteur. Il doit aussi s’assurer, et ce, principalement dans le cadre d’une radiation, que cette dernière traduise bien la volonté du prêteur.

L’identité du prêteur se valide notamment par une vérification au registre des entreprises, puisque toute entité corporative qui effectue des transactions sur une base régulière au Québec doit s’immatriculer. Cette vérification vous permettra, entre autres, de connaître la loi constitutive de ce prêteur, laquelle délimitera les paramètres tant de la qualité que de la capacité à agir dudit prêteur. La capacité du prêteur sera aussi traduite dans une résolution qui, elle, désignera l’officier qui pourra la représenter, notamment dans la signature d’actes comme le prêt hypothécaire et la radiation. Cet officier sera plus souvent qu’autrement désigné par son titre et non son nom. Cette résolution pourra aussi prévoir que cet officier peut déléguer certains actes précis à une personne désignée par lui, notamment la signature d’un acte de prêt ou de radiation.

Le consentement du prêteur s’exprime dans le mandat qu’il vous transmet. Ce mandat peut être écrit ou verbal, mais habituellement écrit et parfois aux termes de la résolution qui autorise l’officier à agir pour lui. La loi constitutive du prêteur vient aussi délimiter les modes d’expression du consentement du créancier, le notaire doit donc s’y référer. Dans un contexte où plus de 120 prêteurs transigent sur le territoire canadien, le notaire doit être vigilant et ne pas présumer que tous les prêteurs agissent en vertu de la Loi sur les Banques, ce qui n’est pas le cas.

Cette situation vous dit quelque chose ? Et si je continue, vous effectuez le remboursement tel qu’indiqué au relevé et présumez que le paiement du client en date du 1^er a été effectué. Vous contactez le créancier quelques mois plus tard et celui-ci vous mentionne qu’il ne peut procéder à la signature de la radiation que vous lui avez soumise puisqu’un versement est manquant, soit celui du 1^er. La situation est plus précise et vous interpelle ?

Nous recevons plusieurs appels à ce sujet, nous mentionnant que le prêteur ne respecte pas les données inscrites à son relevé. Or, la majorité, pour ne pas dire l’ensemble des relevés émis par les prêteurs, indique clairement que les paiements dus par le client emprunteur doivent avoir été effectués et honorés. Le terme « honoré » signifie compensé, dans la majorité des cas le paiement n’aura pas été compensé ou même effectué, l’emprunteur croyant avoir tout réglé chez le notaire.

RÈGLE DE PRUDENCE : toujours conserver à votre compte en fidéicommis une somme équivalente à ce paiement (capital et intérêts) ou encore verser ledit montant au créancier en indiquant clairement pourquoi vous le faites et si le paiement avait été effectué et honoré, le créancier doit retourner les fonds à l’emprunteur, à défaut, ce dernier est en droit de lui réclamer. Vous éviterez ainsi des discussions avec le prêteur, des appels à l’emprunteur (vendeur), de vous retrouver entre les deux et devoir prendre une décision et ne pas avoir, pour cette raison, obtenu la radiation que vous avez soumise au prêteur lors du remboursement.

Le ou les relevé(s) doivent contenir un engagement ferme du créancier à consentir à la libération de la sûreté hypothécaire immobilière, sous forme de mainlevée ou quittance, moyennant le paiement honoré de la ou des somme(s) indiquée(s), et ce, dans un délai de 45 jours de la compensation dudit paiement ou de la réception du projet de mainlevée.

Si l’engagement à radiation n’est pas inclus dans le relevé de compte certifié qui a été transmis au notaire, il pourrait être acheminé au notaire dans un délai de 45 jours des fonds reçus et compensés par le créancier visé. Le notaire doit alors retenir les fonds jusqu’à l’obtention d’un écrit émanant d’un représentant ou du service autorisé, qui confirme l’engagement à accorder toute radiation dans un délai précis.

L’obtention de la radiation elle-même est sujette à un délai maximum de 90 jours.

ATTENTION ! : il se peut que les notaires ne retrouvent pas textuellement un engagement de radiation du créancier dans le délai de 45 jours susmentionné, ce qui n’invalide pas pour autant le relevé. En effet, les créanciers peuvent indiquer aux notaires, comme le fait actuellement la Banque de Montréal, qu’ils sont prêts à consentir une mainlevée sur réception des fonds, ou encore qu’ils s’engagent à signer une radiation sans préciser la nature de celle-ci ni le délai précis ou qu’ils ne prennent pas d’engagement du tout. Le notaire devra alors se référer au protocole diffusé par la Chambre et, s’il y a lieu, effectuer une retenue de fonds.

Notamment, parce que d’autres sommes pourraient être dues par le débiteur au créancier, suivant d’autres conventions de prêts et que le créancier convient de libérer l’immeuble offert en garantie et conserver ses autres recours. Parce que le débiteur (client-vendeur) et le créancier ont convenu de crédits et ont assorti ces crédits de garanties et que le débiteur peut choisir d’acquitter les crédits qu’il doit, tout en respectant les conventions qui les ont créées. Il a aussi le droit d’obtenir un reçu de paiement en tout temps (art. 1568 C.c.Q.).

Le notaire doit informer le débiteur des types de radiations possibles, des avantages et inconvénients de chacun afin de permettre au débiteur de faire un choix éclairé en fonction de sa situation et des crédits qu’il choisira ou non de maintenir, et ce, en accord avec son créancier. Le notaire a un devoir de conseil et d’impartialité envers toutes les parties à la transaction y compris le débiteur (vendeur).

Nous soulignons ici quelques avantages de la radiation sous forme de mainlevée :

• assure un titre clair au nouvel acquéreur;
• assure le rang du nouveau créancier;
• permet de transmettre rapidement le rapport final de titre et de clore le dossier et assurant ainsi la fluidité des transactions;
• conserve les droits et recours personnels de l’ancien créancier;
• conserve le droit du débiteur à une quittance (un reçu paiement).

Un relevé de compte est une photo à une date déterminée. Il est important de savoir combien de temps le créancier reconnaîtra cette photo. Si le créancier ne précise pas cette date, il pourrait accepter en paiement partiel les sommes transmises par le notaire et encaissées, ne pas signer de radiation en conséquence et conserver tous ses recours contre l’immeuble pris en garantie en plus de ceux qu’ils conservent personnellement contre le client-vendeur ou réemprunteur. La pénalité indiquée au relevé varie actuellement en fonction des taux d’intérêt, elle a tendance à augmenter étant évaluée sur le différentiel entre l’intérêt payable aux termes de la convention de prêt et la perte d’intérêt que subit le créancier par le paiement anticipé que fait le client. Le créancier pourrait aussi refuser tout simplement le paiement transmis sur la base qu’il ne correspond pas aux sommes dues en date du remboursement, aucune radiation ne pouvant alors être obtenue dudit créancier suivant l’article 1568 du C.c.Q.

Rappelons que l’objectif principal de la retenue de fonds est d’assurer la sécurité des transactions immobilières pour tous les intervenants : vendeur, acheteur, ancien et nouveau créancier ainsi que le notaire. Le protocole indique que le notaire doit procéder au paiement des sommes indiquées sur le relevé transmis par le prêteur hypothécaire et, dans le cas où ce prêteur n’entend pas s’engager à accorder de libération, le notaire doit procéder à la retenue des fonds dont il a la disponibilité. Ces fonds correspondent au différentiel entre la somme versée au prêteur et le prix de vente, ce qui peut inclure la commission de l’agent d’immeuble, les taxes à verser, etc.

Lorsque le notaire choisit de ne pas effectuer de retenue de fonds, notamment lorsqu’il n’y a aucun engagement de la part du créancier à procéder à une radiation, il se met à risque comme l’a fait, en 1998, M^e Caroline Gauthier, mais il fait aussi assumer un risque à l’acheteur et au créancier de ce dernier, souvent sans qu’ils soient conscients du risque que le notaire a choisi de prendre pour eux et surtout sans en être informés. Le notaire doit être diligent et aviser ceux-ci du ou des risques qu’ils courent : ne pas avoir un titre clair, ne pas avoir une garantie du rang demandé, mais de surcroît être sujet à une reprise de la part du créancier du vendeur qui pourrait se dire impayé en totalité et exercer les recours prévus à sa garantie. Les sommes que le notaire utilise pour acquitter le créancier du vendeur et payer le vendeur, la commission du courtier, les taxes, etc., proviennent des économies de l’acheteur et des liquidités que son créancier met à sa disposition pour un projet d’achat. Assurer la fluidité des transactions certainement, mais à quel prix et aux frais de qui ?

Si aucune somme supplémentaire n’est disponible, soyez d’autant plus vigilant à informer le créancier et l’acheteur, s’il y a lieu. Qui paiera le différentiel d’intérêt s’il s’avère plus élevé que celui indiqué sur le relevé qui, par exemple, n’indiquait pas de date limite ni d’engagement à radiation ?

Autre exemple : une vente est faite pour une somme de 300 000 $, les sommes dues au créancier sont de l’ordre de 60 000 $ et la garantie publiée est de l’ordre de 100 000 $ plus une hypothèque additionnelle de 20 %, le notaire qui retiendrait une somme équivalente à la garantie et l’hypothèque additionnelle serait vigilant, un créancier ne pouvant réclamer à titre de créancier garanti plus que ce que la garantie publiée en sa faveur lui accorde.

Comme mentionné, le notaire est en droit de retenir la totalité du différentiel entre la somme versée au prêteur et le prix de vente. Cependant, le notaire doit faire une analyse à la fois du risque et du préjudice que subiront les parties à l’acte pour établir la retenue appropriée dans chacun des dossiers qu’il traite.

Nous apportons ici des précisions à la réponse (Question 7). Les créanciers vont demander, parfois même exiger, une traite bancaire, et ce, à même le compte en fidéicommis d’un notaire pour plusieurs raisons.

D'abord, rappelons la nature et la finalité d’un compte en fidéicommis : il s’agit d’un compte dont les sommes sont détenues par un tiers, pour et au nom de bénéficiaire(s). Outre la non-propriété des sommes par le détenteur de ces dernières au compte, il n’y a pas de présomption que celles-ci sont des liquidités accessibles immédiatement, ce qui veut dire que lorsqu’un notaire émet un chèque de son compte en fidéicommis à une personne, celle-ci devra présenter le chèque pour paiement en le déposant à son propre compte, elle aura ainsi accès aux sommes une fois celles-ci compensées. Les délais de compensation applicables sont d’au moins dix jours.

Donc, si le notaire doit rembourser une marge de crédit et qu’il n’y a eu qu’un gel de la marge à la suite d’une entente intervenue entre l’institution financière et son client, que le gel est prévu pour une période déterminée qui prend fin normalement en même temps que la date d’expiration du relevé, alors une traite est requise puisqu’elle sera compensée dans un délai plus rapide que le chèque régulier émis d’un compte en fidéicommis. La compensation plus rapide évitera que des sommes supplémentaires s’ajoutent à la demande de relevé de compte ; elle permettra le dégel de la marge (le client aura de nouveau accès à sa marge) et assurera la signature de la radiation puisque le créancier aura été payé pour les sommes convenues au relevé de compte. Dès qu’une traite est émise par une institution financière canadienne, la suffisance des fonds en est donc confirmée.

La traite est aussi pour le notaire un instrument qu’il peut utiliser lorsque le créancier à rembourser ne s’est pas engagé, dans son relevé de compte, à procéder à la radiation. La traite se compense plus rapidement et une fois compensée, le notaire a la confirmation que le créancier a reçu paiement des sommes qu’il a demandées dans son relevé. Le créancier en vertu de 1568 C.c.Q. devra, à la demande du client-emprunteur, procéder à la radiation de la garantie.

Petit conseil pratique : lorsque vous rencontrez des clients lors de la vente et que vous êtes dans une situation similaire, pourquoi ne pas faire signer votre client sur votre correspondance de remboursement au créancier à l’effet qu’il requiert personnellement la radiation de la garantie dans un délai rapide, et ce, conformément à l’article 1568 C.c.Q. Si une retenue est effectuée, le mentionner et indiquer aussi que le client a besoin de ces liquidités dans un délai donné. En ce faisant, vous démontrez votre diligence à réduire le préjudice que pourrait subir le client-vendeur en requérant du créancier remboursé qu’il procède lui aussi avec diligence et célérité afin de ne pas nuire au client.