Protection des renseignements personnels et accès à l’information

La Chambre s’engage à s’acquitter de toutes les exigences relatives à la protection, à la cueillette, à l’utilisation, à la communication, à la conservation et à la destruction des renseignements personnels prévues par les Lois, la Loi sur le notariat (c. N-3) et les autres lois applicables à la conduite de ses activités.

La Chambre s’assure également de mettre en place des mesures de sécurité raisonnables contre des risques tels que l’accès, la cueillette, l’utilisation, la divulgation, la copie, la modification, ou la destruction non autorisés de tout renseignement personnel sous sa garde et son contrôle. Pour plus d’informations sur ces mesures de sécurité, veuillez consulter la section « Sécurité des données », ci-après.

À ce titre, les personnes responsables de la protection des renseignements personnels, ainsi que le Comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels de la Chambre, sont chargés de s’assurer que la Chambre a mis en place des politiques et des pratiques appropriées pour protéger les renseignements personnels dont la Chambre a la garde et le contrôle. Ils ont aussi la charge d’assurer la conformité de ces politiques et de ces processus avec les Lois et autres lois applicables.

Afin d’assumer adéquatement ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels, la Chambre s’est dotée d’un cadre de gouvernance et a notamment mis sur pieds un Comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (« CAIPRP »), chargé de la soutenir dans sa conformité avec les Lois. Les deux responsables de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de la Chambre siègent sur le CAIPRP.

La Chambre offre un programme de sensibilisation à la protection des renseignements personnels à l’interne, lequel inclut plusieurs formations interactives pour ses employés dans les domaines de la protection de la vie privée et de la cybersécurité.

Dans la mesure prévue par la loi, lorsque la Chambre réalise un sondage par lequel elle recueille des renseignements personnels, celui-ci sera précédé d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée visant à considérer les risques pour les renseignements personnels et les mesures de sécurité appropriées. Cette analyse évaluera également la nécessité de recourir au sondage et l’aspect éthique du sondage compte tenu, notamment, de la sensibilité des renseignements personnels recueillis et de la finalité de leur utilisation.

Dans la conduite de ses activités, la Chambre recueille plusieurs types de renseignements personnels. Cette cueillette ne vise que les renseignements personnels qui sont raisonnablement nécessaires pour ses fins, en fonction de votre statut auprès de la Chambre, notamment:

• Si vous êtes un candidat au Programme de formation professionnelle, elle recueille vos nom, coordonnées, code étudiant, relevés de notes, numéro de carte de crédit afin de procéder au paiement de votre demande d’inscription, photographie, signature, date de naissance, renseignements médicaux lors de demandes d’accommodement et autres renseignements pouvant influencer votre admissibilité au Programme de formation professionnelle.
• Si vous êtes un candidat à l’admission ou à la réadmission à titre de membre de l’Ordre, elle recueille vos nom, coordonnées, numéro de carte de crédit (ou autres renseignements bancaires) afin de procéder au paiement de votre demande d’inscription ainsi que, le cas échéant, les autres frais reliés aux obligations professionnelles, photographie, signature, sexe, diplômes, acquis expérientiels, date de naissance, signature officielle manuscrite, renseignements médicaux lors de demandes d’accommodement et autres renseignements pouvant influencer votre admissibilité ou ré-admissibilité à titre de membre de l’Ordre.
• Si vous êtes un notaire inscrit à l’Ordre, elle recueille vos nom, adresse, lieu d’emploi, évaluations de stage de perfectionnement, des renseignements liés à votre formation continue et à l’exercice de votre profession (tels que la réception d’actes en minute, les technologies utilisées dans le cadre de votre pratique et les lieux de conservation), numéro de carte de crédit ou renseignements bancaires afin de procéder aux paiements en lien avec votre statut ou vos obligations professionnelles, numéro de police d’assurance, signature, date de naissance, renseignements familiaux dans le cadre de déclarations d’intérêts, renseignements contenus dans votre curriculum vitae lorsque vous êtes appelés à siéger sur un comité de la Chambre, informations sur la détention de comptes en fidéicommis, informations liées à vos profils académiques et de carrière et autres renseignements qui peuvent également nous être transmis par des tiers, pouvant influencer votre statut au tableau de l’Ordre.
• Si vous êtes un membre du public, elle recueille vos nom, sexe, renseignements contenus dans votre curriculum vitae lorsque vous êtes appelés à siéger sur un comité de la Chambre, date de naissance, numéro d’assurance sociale, état civil, renseignements financiers pour procéder à des prélèvements bancaires pour des services offerts par la Chambre, signature, coordonnées par lesquelles nous pouvons communiquer avec vous ainsi que tout renseignement nécessaire afin de traiter votre demande. La Chambre pourrait également être amenée à recueillir des renseignements sur des membres du public contenus dans des dossiers de notaires en conformité avec les articles 122 et 192 du Code des professions (c. C-26).
• Si vous êtes un candidat à un poste à pourvoir à la Chambre : elle recueille vos nom, adresse courriel ainsi que les renseignements contenus dans votre curriculum vitae.

La Chambre recueille, utilise, communique et conserve des renseignements personnels sur les candidats à la profession, les notaires, les membres du public et autres tiers aux fins d’assurer la conduite de ses activités.

Dans le cadre de ses activités, la Chambre, notamment :

• Forme et évalue les candidats à l’exercice de la profession;
• Décide et dans certains cas révise les décisions en matière de demandes de reconnaissance d’équivalence de diplôme et de formation ainsi qu’en matière de demandes relatives au statut des membres (délivrance de permis, inscription et réinscription au tableau de l’Ordre);
• Évalue la compétence des notaires, délivre, impose, octroie et gère des conditions particulières d’exercice de la profession, des stages de perfectionnement, des accréditations, des autorisations, des titres et des signatures officielles manuscrites et numériques;
• Offre, impose, accorde des dispenses et suit la réalisation d’activités de formation continue par les notaires;
• Inspecte les dossiers, livres, registres et équipements des notaires et formule des recommandations à cet égard;
• Reçoit et traite divers signalements concernant ses membres et conduit des enquêtes;
• Assiste les autorités saisissantes lors de perquisitions découlant de mandats ou d’ordonnances;
• Rend des avis quant aux décisions du syndic de ne pas porter plainte contre un notaire;
• Conduit des enquêtes et entreprend des poursuites en matière d’exercice illégal de la profession et autres infractions pénales prévues au Code des professions;
• Effectue de la médiation présidentielle ainsi que de la conciliation et de l’arbitrage de comptes d’honoraires;
• Reçoit et traite les réclamations déposées à son Fonds d’indemnisation;
• Assure la responsabilité professionnelle des notaires et traite les réclamations y afférentes;
• Nomme les gardiens provisoires des greffes, dossiers et sommes et biens détenus en fidéicommis;
• Gère un programme de mentorat pour ses membres;
• Coordonne les activités de l’ensemble de ses comités;
• Informe les candidats, les notaires et le public quant à ce qui précède et confirme le statut de ses membres et ex-membres;
• Produit des rapports et des statistiques à des fins requises par la législation et la réglementation applicable, d’analyse, de recherche et d’amélioration; et
• Facture, perçoit et recouvre des cotisations annuelle et supplémentaire (le cas échéant), des amendes, des pénalités, des frais administratifs et de formation ainsi que des primes d’assurance responsabilité professionnelle.
• Tient les Registres des dispositions testamentaires, des mandats de protection et des consentements aux dons d’organes et de tissus et délivre les certificats relatifs aux recherches qu’elle y effectue;
• Délivre des certificats d’authenticité et de qualité;
• Offre des activités de formation;
• Reçoit et répond aux demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels;
• Informe le public et les notaires des services qui précèdent, facture et perçoit les frais y afférents;
• Subventionne des projets de recherche et des activités parrainées par des organismes œuvrant dans les domaines du droit et de la justice;
• Décerne des titres, prix, mérite, distinctions et bourses d’études supérieures;
• Rédige diverses publications et conduit des campagnes publicitaires.

Les renseignements personnels ne sont recueillis, utilisés et communiqués qu’avec votre consentement ou dans la mesure où la loi l’autorise.

Donner votre consentement

Le consentement à la cueillette, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels peut être explicite ou implicite et peut être donné par écrit, verbalement, électroniquement ou par l’intermédiaire d’un représentant autorisé. En fournissant vos renseignements personnels lors de l’utilisation des Sites Web de la Chambre (tels que collectivement appelés dans les Modalités et conditions d’utilisation), en communiquant avec la Chambre par moyens technologiques, par téléphone ou en personne, vous consentez aux modalités prévues à la présente politique. Dans certains cas, la Chambre demandera un consentement explicite pour utiliser ou communiquer vos renseignements personnels, et ce, dans la mesure où cela est requis en vertu des Lois.

Dans le cas particulier d’une communication de renseignements personnels d’un notaire à un tiers, le notaire doit exprimer son consentement ou son refus au moyen du formulaire disponible sur l’Espace notaire, lorsque ce consentement est requis par les Lois.

Retirer votre consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à la cueillette, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels à tout moment en communiquant avec la Chambre aux coordonnées indiquées à la section « Nous joindre » ci-après.

Si le retrait de consentement concerne la communication de renseignements personnels d’un notaire à un tiers, le notaire doit demander ce retrait en écrivant à [email protected] 

Toute demande de retrait peut être refusée par la Chambre en raison de restrictions légales ou contractuelles et est sujette à un préavis raisonnable. Vous serez alors informé des conséquences d’un tel retrait, qui peuvent résulter en l’impossibilité de traiter une demande ou de fournir un service.

La Chambre peut divulguer vos renseignements personnels pour se conformer à toute ordonnance du tribunal, loi ou procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables, pour faire respecter ou appliquer ses conditions d’utilisation et autres accords ou si elle croit que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger ses droits, sa propriété ou sa sécurité ou ceux d’autres personnes. Cela comprend l’échange de renseignements avec d’autres entreprises et organisations à des fins de protection contre la fraude. La Chambre communique également au Conseil de discipline les renseignements recueillis dans le cadre des enquêtes.

La Chambre peut communiquer les renseignements personnels qu’elle recueille comme décrit dans la présente politique à des mandataires, fournisseurs et d’autres tiers dont elle utilise les services dans la conduite de ses activités, incluant ses fournisseurs en matière de technologies de l’information, de services

comptables, ses auditeurs et ses conseillers juridiques externes. Ces tiers sont contractuellement obligés de garder les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles la Chambre les divulgue et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans la présente politique et en respect des Lois.

Il est possible que vos renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur de votre juridiction, et le cas échéant, qu’ils soient accessibles à des autorités étrangères en vertu des lois applicables dans cette juridiction. Dans l’éventualité où un transfert de renseignements personnels à l’extérieur du Québec serait nécessaire dans la conduite des activités de la Chambre, ce transfert n’aura lieu que s’il est évalué que le renseignement bénéficierait d’une protection adéquate, notamment en considérant la sensibilité du renseignement, la finalité de son utilisation, les mesures de protection dont le renseignement bénéficierait, et le régime juridique applicable dans l’État ou la province où ce renseignement serait communiqué. Le transfert sera également soumis aux ententes contractuelles appropriées afin d’assurer cette protection adéquate.

Pour retirer votre consentement à la communication de renseignements personnels à un tiers, veuillez consulter la section « Votre consentement » de la présente politique.

La sécurité de vos renseignements personnels est très importante pour la Chambre. Elle a mis en place des politiques et mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. Elle a également pris des mesures pour faire en sorte que seuls ses employés et, le cas échéant, ses administrateurs, membres de comités, mandataires et fournisseurs de services qui doivent absolument avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder. Les personnes à l’emploi de la Chambre, incluant les dirigeants, les gestionnaires et le personnel temporaires ou permanents, ses administrateurs et membres de comités sont assujettis à un code d’éthique qui requiert de protéger les renseignements et l’information détenus par la Chambre. Ces personnes ont signé un engagement à cet effet.

Les tiers ayant accès aux renseignements personnels dont la Chambre a la garde ou le contrôle sont informés de la présente politique et des autres politiques et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Tous les tiers doivent accepter de se conformer aux politiques et aux processus avant de commencer leur fourniture de services et mandat à la Chambre.

Malgré ces mesures, aucune méthode de transmission ou de conservation n’est sûre à 100 % ni à l’abri d’une erreur. Par conséquent, la Chambre ne peut pas garantir une sécurité absolue. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec la Chambre n’est plus sécurisée (notamment, si vous craignez que vos renseignements personnels soient compromis), veuillez nous joindre immédiatement en utilisant les coordonnées indiquées à la section « Nous joindre » ci-après. Par ailleurs, si nous avons connaissance d’un incident de sécurité touchant vos renseignements personnels, nous vous en informerons et nous aviserons aussi les autorités compétentes, le tout conformément aux lois applicables.

Sauf autorisation ou exigence contraire des Lois ou de la réglementation applicable, la Chambre ne conserve vos renseignements personnels que le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles nous les avons recueillis, y compris aux fins de satisfaire aux exigences légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales et réglementaires appropriées.

Dans certaines circonstances, la Chambre pourrait anonymiser vos renseignements personnels afin qu’ils ne puissent plus vous être associés, directement ou indirectement. Elle se réserve alors le droit d’utiliser ces données anonymes à des fins légitimes sans autre préavis ni votre consentement, le tout en conformité avec les Lois et règlements.

Il est important que les renseignements personnels que la Chambre détient à votre sujet soient exacts et à jour. Veuillez tenir la Chambre informée si vos renseignements personnels changent. Les Lois prévoient que vous avez le droit de demander l’accès aux renseignements personnels que la Chambre détient à votre sujet et le droit de rectifier ces derniers.

Si vous souhaitez examiner, vérifier, rectifier les renseignements personnels que la Chambre détient sur vous, vous devez communiquer par écrit avec la Chambre en utilisant les coordonnées indiquées à la section « Nous joindre » ci-après. La demande doit fournir suffisamment de détails pour permettre à la Chambre de la traiter.

La Chambre peut vous demander des renseignements spécifiques pour l’aider à confirmer votre identité et votre droit d’accès, et pour vous fournir les renseignements personnels qu’elle détient à votre sujet ou pour apporter les modifications demandées. Les lois applicables peuvent autoriser ou obliger la Chambre, dans certaines circonstances, à refuser de vous donner accès à tout ou partie des renseignements personnels qu’elle détient à votre sujet. Si elle ne peut pas vous donner accès à vos renseignements personnels, la Chambre vous informera des raisons, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire.

Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont la Chambre a traité vos renseignements personnels, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Chambre en communiquant aux coordonnées indiquées à la section « Nous joindre » ci-après. La plainte fera l’objet d’une enquête par la personne responsable de la protection des renseignements personnels pertinente, qui déterminera si le traitement des renseignements personnels est conforme aux politiques, protocoles et pratiques de la Chambre et à toute loi applicable. La personne qui dépose la plainte sera informée de tout progrès ou résultat de l’enquête dans les 30 jours suivant la plainte.

La Chambre accueillera vos questions et commentaires concernant la présente politique et ses pratiques en matière de confidentialité. Elle recevra et répondra également à votre demande de renseignements concernant son traitement de vos renseignements personnels, sa conformité à la présente politique et aux Lois.

Si vos question, commentaire ou demande concernent des renseignements personnels généralement détenus par la Chambre, veuillez communiquer par écrit avec :

• Responsable de la protection des renseignements personnels général – [email protected]

S’ils concernent des renseignements personnels détenus par la Direction des enquêtes et du contentieux (bureau du Syndic) de la Chambre, veuillez communiquer par écrit avec :

• Responsable de la protection des renseignements personnels du bureau du Syndic – [email protected]

Adresse postale des responsables de la protection des renseignements personnels:

Chambre des notaires du Québec
101-2045 rue Stanley
Montréal QC H3A 2V4

La présente version de la Politique de confidentialité de la Chambre est la version 1 entrée en vigueur le 22 septembre 2023.

Elle remplace la version précédente datant du s.o. et qui a fait l’objet de l’avis de modification datant du s.o.

Vous êtes responsable de visiter périodiquement les sites Web de la Chambre et la présente politique pour vérifier tout changement qui aurait pu y être apporté.

Nous vous invitons à transmettre par écrit toute demande d’accès à de tels documents ou renseignements, autres que ceux disponibles sur le présent site Web (les rapports annuels de l’Ordre, l’horaire des audiences du conseil de discipline, les décisions disciplinaires, accessibles sans frais sur le site de SOQUIJ et les procédures pour effectuer une recherche de testament ou de mandat de protection), par la poste ou par courrier électronique, à :

Responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels général
101-2045 rue Stanley
Montréal QC H3A 2V4
[email protected]

Nous vous invitons à transmettre par écrit toute demande d’accès à de tels documents ou renseignements, par la poste ou par courrier électronique, à :

Responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du bureau du syndic
101-2045 rue Stanley
Montréal QC H3A 2V4
[email protected].

Toute demande écrite d’accès à un document ou à un renseignement donne lieu à un accusé réception, suivi d’une réponse écrite, dans un délai de 20 jours à compter de la date de réception de la demande. Dans certaines circonstances, ce délai peut être prolongé d’une période de 10 jours.

L’accès à un document est gratuit. Toutefois, des frais correspondant au coût de sa transcription, reproduction ou transmission peuvent être exigés. Ces frais sont prévus au Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels. Vous serez préalablement informé du montant approximatif des frais, s’il y a lieu.

Si vous n’êtes pas en accord avec une décision rendue à la suite d’une demande formulée par écrit, vous pouvez, dans les 30 jours de la réception de cette décision, vous adresser à la Commission d’accès à l’information pour soumettre un recours en révision ou une demande d’examen de mésentente. Seules les décisions rendues en réponse aux demandes ayant été formulées par écrit peuvent faire l’objet d’un recours en révision.

Institué par la Loi sur l’accès et la protection des renseignements personnels (LAI), le Comité d’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (CAIPRP) a été mis en place à la Chambre des notaires du Québec (l’Ordre) le 22 septembre 2022.

Le CAIPRP a été créé en vue de soutenir le responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions et dans l’exécution de ses obligations.

Le principal mandat de ce comité est d’approuver les règles encadrant la gouvernance que l’Ordre doit adopter à l’égard des renseignements personnels qu’il détient.

Ce comité est composé de 5 membres permanents, soit le Directeur général dont relève ce comité, la Cheffe, information et administration, le Chef Technologie de l’information, le Responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements, la Syndique de la Chambre.