Règles applicablesAutorisation d’un fournisseur et d’un service d’externalisation

Le notaire qui désire conserver à l’extérieur de son domicile professionnel son greffe (minutes, répertoire, index), ses dossiers, ses pièces de comptabilité en fidéicommis, ses logiciels d’application et de gestion d’étude, de base de données et de comptabilité ainsi que les copies de sauvegarde des données doit obtenir l’autorisation du secrétaire de l’Ordre.

Conséquemment et sauf exception, tout fournisseur de services aux notaires comportant une part d’externalisation de documents technologiques doit être autorisé par l’Ordre pour ce faire.

Un service d’externalisation de documents technologiques s’entend d’un service offert à un notaire lui permettant de transférer ou de confier à un fournisseur, peu importe le moyen, en tout ou en partie, ses documents technologiques et ses ressources informatiques physiques ou logicielles. Ces derniers ne sont plus, de ce fait, exclusivement situés à son domicile professionnel.

C’est le cas des services infonuagiques, dont la sauvegarde ou l’hébergement à distance et la location d’un logiciel-service tel qu’Office 365 de Microsoft.

Procédure à suivre par un fournisseur

L’autorisation permettant à un fournisseur d’offrir aux notaires son service d’externalisation de documents technologiques sera accordée si ce dernier se soumet avec succès et à ses frais au processus de vérification de l’Ordre, notamment :

Pour obtenir cette autorisation, un fournisseur doit d’abord :

Par la suite, la Chambre communiquera avec le fournisseur afin d’entreprendre le processus de vérification.