Tout fournisseur ou prestataire de services aux notaires doivent comprendre que le notaire est un professionnel du droit œuvrant dans un contexte très règlementé. Une méconnaissance de ses obligations légales en matière de protection de l’information peut entrainer des sanctions sévères pouvant mettre en péril le droit d’exercer la profession.
Consulter le document destiné à recenser les principales obligations en cette matière pour les notaires et les fournisseurs de services technologiques auxquels ils ont recours dans le cadre de leur profession.
Le notaire qui désire conserver à l’extérieur de son domicile professionnel son greffe (minutes, répertoire, index), ses dossiers, ses pièces de comptabilité en fidéicommis, ses logiciels d’application et de gestion d’étude, de base de données ainsi que les copies de sauvegarde des données doit obtenir l’autorisation du secrétaire de l’Ordre.
Conséquemment et sauf exception, tout fournisseur de services aux notaires comportant une part d’externalisation de documents technologiques doit être autorisé par l’Ordre pour ce faire.
Un service d’externalisation de documents technologiques s’entend d’un service offert à un notaire lui permettant de transférer ou de confier à un fournisseur, peu importe le moyen, en tout ou en partie, ses documents technologiques et ses ressources informatiques physiques ou logicielles. Ces derniers ne sont plus, de ce fait, exclusivement situés à son domicile professionnel.
C’est le cas des services infonuagiques, dont la sauvegarde ou l’hébergement à distance et la location d’un logiciel-service tel qu’Office 365 de Microsoft.
Pour connaître les exigences de sécurité relatives à l’utilisation de Microsoft Office 365, consulter le guide à cet effet.
Fournisseurs de services externalisés autorisés par la Chambre
| Fournisseur | Nom du service | Type de service | Note |
| Acceo Solutions d’Affaires | ProNotaire | Logiciel d’étude | |
| Acceo Solutions d’Affaires | ProCardex | Logiciel d’étude | |
| Avancie | Para-Maître | Logiciel d’étude | Fournisseur offrant également Office 365 de Microsoft. |
| Avancie | Docurium | Solutions de stockage et de partage de documents | |
| Avancie | Votre Courriel | Solution de courriel | |
| Avancie | VotreTransfert | Solution qui permet de faire parvenir des documents par courriel aux clients, de manière sécuritaire et confidentielle | https://secure.votretransfert.com/
En voie de conclure une entente avec la Chambre. |
| Avancie | Todoc | Solution qui permet la notification de documents de façon sécuritaire et confidentielle | En voie de conclure une entente avec la Chambre. |
| Blocknoteai | Blocknote | Application de gestion des communications, de suivi et de récupération des informations des acheteurs et vendeurs lors de transactions immobilières | |
| FCT | Lender Lawyer Connect (LLC) | Plateforme sécurisée qui permet de traiter les dossiers de prêt hypothécaire et de radiation. | |
| It Cloud Solutions | Backup en ligne | Solutions de sauvegarde | Fournisseur offrant également Office 365 de Microsoft. |
| Knova Web Technologies | TagMyDoc | Solution de partage de courriel sécurisé tout-en-un qui offre partage de documents, messagerie « chat » et notifications, le tout dans un environnement chiffré simple d’utilisation. | |
| Les Éditions Yvon Blais | Clause Testament | Solution de production de testaments, mandats de protection et procurations | |
| Micro Logic | Projet Cirrus | Solutions infonuagiques personnalisées | |
| Solutions Notarius inc. | ConsignO Cloud-CNQ | Seule plateforme de signature numérique et électronique permettant aux notaires de recevoir à distance des actes notariés sur support technologique pendant l’état d’urgence sanitaire lié à la Covid-19. La plateforme permet également la signature d’actes sous seing privé.
Solution de partage sécurisé. |
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| Solutions Notarius inc. | ConsignO Cloud-Affaires | Plateforme de signature numérique et électronique permettant la signature d’actes sous seing privé. Cette plateforme ne peut pas être utilisée afin de recevoir à distance des actes notariés sur support technologique. | En voie de conclure une entente avec la Chambre |
| PG Solutions Inc. | JurisÉvolution | Logiciel de gestion de processus « métier » permettant notamment de fusionner des documents technologiques, de les classer et de les conserver, d’effectuer de la comptabilité d’affaires et de gérer des tâches et rendez-vous. | |
| Secure Exchanges | Secure Exchanges | Système d’échanges d’informations confidentielles chiffrées et signatures numériques chiffrées | En voie de conclure une entente avec la Chambre. |
| Sherweb | Acronis – Online Backup | Solutions de sauvegarde | Fournisseur offrant également Office 365 de Microsoft. En voie de conclure une entente avec la Chambre. |
| Sherweb | Cloud PBX | Téléphonie voix sur IP | En voie de conclure une entente avec la Chambre. |
| Sherweb | Performance Cloud | Solution d’hébergement (serveurs cloud) | En voie de conclure une entente avec la Chambre. |
PROCÉDURE À SUIVRE PAR UN FOURNISSEUR :
L’autorisation permettant à un fournisseur d’offrir aux notaires son service d’externalisation de documents technologiques sera accordée si ce dernier se soumet avec succès et à ses frais au processus de vérification de l’Ordre, notamment :
- en se conformant aux exigences de la Directive de sécurité – Fournisseurs de service d’externalisation aux notaires;
- en fournissant les preuves, les informations et les documents requis à cette fin;
- en s’engageant par contrat auprès de l’Ordre ;
- en faisant signer à chacun de ses clients-notaires une entente de service comprenant les clauses prescrites.
Pour obtenir cette autorisation, un fournisseur doit d’abord :
- remplir le formulaire Description de la fourniture de service d’externalisation aux notaires; et
- transmettre ce formulaire par courriel à [email protected]
Par la suite, la Chambre communiquera avec le fournisseur afin d’entreprendre le processus de vérification.
Le Règlement sur la signature officielle numérique du notaire, entré en vigueur le 1er décembre 2019 a pour objet de déterminer le procédé technologique au moyen duquel un notaire peut apposer sa signature officielle.
Le présent cahier de charges énonce les conditions, les modalités et les autres exigences qu’un prestataire de services de certification doit remplir afin de conclure une entente avec la Chambre des notaires du Québec lui permettant d’être autorisé à délivrer une signature officielle apposée au moyen d’un procédé technologique.
Comment soumettre une demande d’autorisation
Le prestataire qui souhaite soumettre une demande d’autorisation doit remplir la « Déclaration, garanties et engagements » du cahier de charges accompagné d’une lettre d’intention et transmettre sa demande par courriel à [email protected].
Pour toute information complémentaire : [email protected]
Depuis le 31 mars 2020, la Chambre des notaires a mis à disposition des notaires une solution temporaire leur permettant de clore un acte notarié sur support technologique[1]. Il s’agit là de mesures exceptionnelles pour assurer un accès accru à la population aux services notariaux. Les règles de droit existantes continuent de s’appliquer. Les notaires sont libres d’utiliser cette solution ou non.
La Chambre des notaires travaille actuellement à établir les normes et les exigences pour une solution plus permanente. Lorsque ces normes seront approuvées, celles-ci seront diffusées ici.
Réception et clôture d’actes notariés technologiques
Les solutions technologiques permettant la réception et la clôture d’un acte notarié technologique devront respecter les exigences de sécurité prévues au cahier des charges (version non finale) et le document de métadonnées à l’acte technologique.
. Le document est rendu disponible afin que des prestataires intéressés puissent voir les orientations de la Chambre à cet égard.
La solution pourra être disponible en version « libre-service », soit via une plateforme web ou être intégrée dans un logiciel de gestion d’étude (LGÉ) autorisé.
Conservation des greffes notariaux contenant des actes notariés technologiques, leur répertoire et leur index
Pour la solution de conservation, un prestataire unique sous la responsabilité de la Chambre assurera ce service. Lorsque celui-ci sera connu, l’information sera diffusée ici.
Gestion des accès et des greffes des notaires
Une application sera utilisée par la Chambre pour effectuer la gestion des accès à la solution de conservation, notamment pour les cas où un notaire n’est plus inscrit au tableau de l’Ordre, lors d’une cession ou un dépôt d’un greffe ou encore pour la mise en place d’une garde provisoire.
Pour toute information complémentaire : [email protected]
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[1] Ceci est rendu possible grâce à l’arrêté 2020-010 du 27 mars 2020 de la ministre de la Santé et des Services sociaux, repris en substance par le ministre de la Justice par l’arrêté 2020-4304 du 31 août 2020 qui est venu le remplacer. Cette autorisation est valable jusqu’à un an suivant la fin de l’état d’urgence sanitaire et peut être renouvelée jusqu’à 5 fois pour une durée d’un an pour se terminer à l’entrée en vigueur d’un règlement pris en vertu de l’article 98 de la Loi sur le notariat (c. N-3). L’arrêté 2021-4556 a renouvelé cette autorisation en 2021 et le 24 août 2022, l’arrêté 2022-4841 a renouvelé celle-ci jusqu’au 31 août 2023.