C’est pendant la période pandémique qu’a vu le jour l’acte notarié technologique à distance. C’était alors une mesure exceptionnelle et temporaire dans un contexte qui l’était tout autant.
Aujourd’hui, les actes signés à distance sont encore possibles, mais uniquement si une partie ou un témoin en fait la demande et si les circonstances l’exigent. En effet, le ministre de la Justice a rectifié les situations où un acte signé à distance était permis, de manière à renforcer le rôle d’officier public du notaire.
Le ministre de la Justice a précisé que l’évaluation des critères exceptionnels est fondée sur le jugement du notaire et que dans sa prise de décision le notaire doit s’assurer que les circonstances l’exigent. Le respect des critères d’exception doit être évalué pour chaque signataire, sur une base individuelle. Bien que les conditions de signature à distance soient satisfaites, le notaire ne peut en aucun cas être contraint de l’autoriser, que ce soit pour une partie ou un témoin.
Réaliser la signature de votre acte notarié au bureau du notaire demeure le moyen assurant le plus haut niveau de protection juridique, en plus de permettre une meilleure communication et compréhension. Après tout, les notaires sont les juristes de proximité des familles québécoises.
Si vous croyez qu’une signature à distance est requise pour votre dossier, parlez-en à votre notaire. Il pourra évaluer votre demande et déterminer si celle-ci cadre dans les mesures d’exception autorisant la signature à distance.
Pour réaliser la signature d’un acte à distance, voici quelques conseils :
Quelques règles essentielles
- Choisir un endroit confortable et isolé où vous pourrez être pleinement concentré.
- Éviter impérativement tout lieu public
- Ne réalisez pas d’autres tâches en parallèle (mettez de côté la vaisselle ou la conduite – oui, cela s’est déjà produit !)
- Assurez-vous du bon fonctionnement de vos appareils
Matériel et requis
- Une adresse courriel (propre à vous, non partagée)
- Deux ou trois pièces d’identité dont l’une avec photo (le notaire demandera d’obtenir une copie des pièces en amont. Il est important d’utiliser une méthode sécurisée d’envoi.)
- Une connexion internet de qualité
- Un appareil technologique (téléphone cellulaire, tablette ou ordinateur) afin de recevoir le courriel et de s’authentifier
- L’appareil technologique doit être doté d’une caméra et d’un microphone.
- Des écouteurs pour la confidentialité des échanges
Vous utilisez une tablette, un téléphone intelligent ou le navigateur Safari sur Mac ? Téléchargez l’application gratuite de Microsoft Teams. (Vous n’avez pas besoin de créer un compte.)
Le déroulement
Votre notaire vous assistera, en direct, tout au long de la démarche de signature à distance. Il vous indiquera les consignes à suivre.
Démarches de vérifications
Lors de la visioconférence, le notaire effectuera la vérification de votre identité. Il pourrait effectuer des captures d’écran pour son dossier et vous demander de bouger votre pièce d’identité devant la caméra pour vérifier des caractéristiques de sécurité. Aussi, il s’assurera qu’il n’y a pas de fraude, d’influence d’un tiers et que votre consentement est éclairé.
Une fois finalisé, votre notaire vous fera suivre votre copie conforme authentique. Si vous recevez une copie en format électronique, vous pourrez la valider en ligne.