AVERTISSENT : En raison des circonstances liées à la crise sanitaire, des délais supplémentaires sont à prévoir pour les demandes de recherche aux Registres.
Lorsqu’une personne devient inapte, il faut vérifier aux Registres des mandats de protection de la Chambre des notaires du Québec l’existence d’un mandat donné par la personne en prévision de son inaptitude.
Comment faire une demande de recherche de mandat ?
Prenez note que vous devez faire deux demandes de recherche : l’une auprès de la Chambre des notaires du Québec et l’autre auprès du Barreau du Québec. Vous pouvez également vous adresser au notaire de votre choix, qui s’occupera de faire les recherches pour vous.
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- Le formulaire de demande de recherche de mandat dûment rempli et signé incluant les informations pour le paiement par carte de crédit Visa ou Mastercard ou un mandat-poste payable à la Chambre des notaires du Québec au montant de la recherche incluant les taxes.
- L’original ainsi qu’une photocopie d’une évaluation médicale et psychosociale récente constatant l’inaptitude du mandant ou un rapport récent du directeur général d’un établissement de santé ou de services sociaux, accompagné d’une déclaration assermentée établissant votre intérêt pour le mandant. Aucune photocopie, à moins d’être certifiée par un notaire, n’est acceptée comme preuve d’inaptitude.
- Soit par la poste à l’adresse suivante :
Chambre des notaires du Québec
Registres des dispositions testamentaires et des mandats
101-2045, rue Stanley
Montréal QC H3A 2V4
À nos bureaux entre 8 h et 16 h 30 du lundi au vendredi.
Adresse :
101-2045, rue Stanley, Montréal QC H3A 2V4
Réception du certificat de recherche
Un certificat de recherche de la Chambre des notaires vous sera délivré indiquant, le cas échéant, le dernier mandat inscrit au registre avec les coordonnées du notaire ayant reçu l’acte. Par la suite, vous devrez vous adresser directement au notaire, s’il y a lieu, afin d’obtenir une copie du mandat.
Conditions pour obtenir un certificat de recherche de mandat de protection historique
Au Québec, le secret professionnel du notaire constitue un principe de justice fondamentale, particulièrement dans le contexte de conseils de nature juridique. Le secret professionnel du notaire couvre notamment le contenu, tout comme l’existence même d’un testament ou d’un mandat de protection. Le droit au secret professionnel appartient au testateur ou au mandant en tant que client du notaire et en règle générale, lui seul peut y renoncer.
En cas de décès du testateur ou d’inaptitude du mandant, le pouvoir de lever le secret professionnel et d’ordonner à la Chambre des notaires d’émettre une recherche historique appartient donc exclusivement au tribunal et constitue une procédure d’exception qui doit être limitée aux cas exceptionnels où l’intérêt de la justice requiert la levée du secret professionnel du notaire. La Chambre des notaires estime ne pas avoir le pouvoir d’émettre une recherche historique de testament ou de mandat de protection sans une ordonnance du tribunal à cette fin en raison de la protection du secret professionnel.
Par conséquent, le conseil d’administration de la Chambre des notaires du Québec a autorisé le registraire à délivrer un certificat de recherche historique de testament ou de mandat de protection seulement lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- Une ordonnance est rendue à cet effet par un tribunal (excluant le greffier et le greffier spécial);
- Cette ordonnance précise la période sur laquelle la recherche historique de testament ou de mandat de protection devra porter, en lien avec le motif d’invalidité du testament ou du mandat de protection invoqué devant le tribunal;
- Le registraire fait état, sur le certificat de recherche historique de testament ou de mandat de protection qu’il délivre, de la période sur laquelle il porte et réfère à l’ordonnance en vertu de laquelle il est délivré;
- Le délai dont dispose le registraire pour délivrer le certificat de recherche historique de testament ou de mandat de protection court à partir du jour juridique où le jugement est notifié à la Chambre. Sous réserve de l’opposition de la Chambre elle-même, le certificat n’est délivré qu’au moment permettant de réduire au maximum le risque de divulgation de renseignements sujets au secret professionnel, en raison d’un sursis ou d’un appel de l’ordonnance;
- La demande de délivrance est présentée au registraire sur le formulaire prescrit par la Chambre, avec les pièces justificatives habituelles et le paiement requis et ce, avant l’échéance du délai prévu au point 4;
La demande de délivrance est de plus accompagnée d’une copie certifiée conforme du jugement l’ordonnant.
De plus, tous les notaires visés par une ordonnance d’un greffier ou d’un greffier spécial d’émettre des copies de testaments ou de testaments révoqués sont invités à communiquer cette ordonnance aux Services juridiques de la Chambre afin qu’ils puissent intervenir sur la compétence de greffiers et greffiers spéciaux, à l’adresse courriel suivante : [email protected].
