Vous avez des documents à transmettre à l’étranger ? Vous devez obtenir la signature d’un notaire sur ces documents et les faire ensuite authentifier ?

Le secrétaire de l’Ordre est la personne autorisée à certifier la signature officielle d’un notaire, membre ou ex-membre de la Chambre des notaires du Québec, qui apparaît sur des documents. Le certificat d’authenticité délivré par la Chambre des notaires confirme non seulement que la signature originale apposée sur les documents correspond bien à celle d’un notaire, déposée auprès du secrétaire de l’Ordre, conformément à la Loi sur le notariat, mais il établit également sa qualité de notaire.

Si vous souhaitez faire certifier des documents qui n’ont pas été rédigés par un notaire (jugement, certificat de police, permis de conduire, certificat de naissance ou de décès, passeport, registre, diplôme, relevé de notes, etc.), il est recommandé de soumettre un original ou une copie certifiée conforme des documents émis par l’organisme visé. La simple mention « copie conforme à l’original » ou « copie conforme » sur des photocopies suivie de la signature du notaire n’est pas acceptée.

Subséquemment et s’il y a lieu, ces documents doivent être apportés au consulat du pays auquel ils sont destinés et/ou à Affaires mondiales Canada, afin que la signature du secrétaire de l’Ordre soit à son tour authentifiée. Ainsi, la validation des signatures à différents paliers confère aux documents une force probante afin de valoir à l’étranger.

Note : La Chambre des notaires authentifie uniquement les documents sur lesquels est apposée la signature d’un notaire. Nous ne pouvons certifier les documents comportant la signature d’un avocat ou d’un commissaire à l’assermentation.

Processus de certification

Note : Avant de faire une demande de certification à la Chambre des notaires du Québec, assurez-vous que les mentions requises apparaissent aux documents (voir no 3). À défaut, le processus de certification ne pourra être effectué et les documents seront refusés.

Étape 1 : Remplir le formulaire sur papier

Si vous avez des questions, communiquez avec le préposé aux certificats :
Par téléphone 514 879-1793 ou le 1 800 263-1793, poste *5640
Par courriel : [email protected]

Étape 2 : Acheminer votre formulaire de demande ainsi que les documents à certifier à la Chambre des notaires :

(a) Soit par la poste, par un transporteur ou un messager de votre choix à l’adresse suivante :

Chambre des notaires du Québec
À l’attention du préposé aux certificats
101-2045, rue Stanley
Montréal QC H3A 2V4

(b) Soit en personne (aucun rendez-vous nécessaire) :

Procédure pour déposer votre demande de certification à nos bureaux

Soit en personne à la réception :

Lundi, mardi, jeudi et vendredi : 9h à 12h et de 13h à 16h30
Mercredi : 10h15 à 12h et de 13h à 16h30

Soit en personne dans le hall d’entrée au rez-de-chaussée à droite :

Du lundi au vendredi de 8h à 18h
Déposer votre demande dans une des boîtes noires situées à droite de la porte de la réception prévues à cet effet.

Adresse : 101-2045, rue Stanley, Montréal QC H3A 2V4

Une fois au rez-de-chaussée à droite :

Remplir le formulaire intitulé certification situé sur la table à votre droite
Mettre le formulaire et vos documents dans une enveloppe (disponible sur la table) et écrire certification sur l’enveloppe.
Déposer l’enveloppe dans l’une des deux boîtes noires situées à droite de la porte de la réception prévue à cet effet.

Tarif de base et délai :

60 $ (plus taxes) par certificat
30 $ (plus taxes) à compter du cinquième certificat dans un même dossier

– Nous émettons un certificat par document.
– Un document peut comporter plusieurs pages

Délai : 20 jours ouvrables à compter du jour suivant la réception de vos documents.

Modes de paiement :

Carte de crédit MasterCard ou Visa
Chèque certifié ou mandat-poste
Carte de débit

Étape 3 : Récupération des documents certifiés

À la Chambre des notaires

Vos documents seront déposés dans des casiers sécurisés dans le hall d’entrée de la Chambre des notaires du Québec. Un courriel vous sera transmis avec la procédure de récupération ou on vous téléphonera.

Par la poste ou par messager

Par la poste régulière sans frais et sans garantie de livraison.
Par Purolator, à vos frais (prix variable selon la destination).
Avec votre enveloppe de retour (Xpresspost, messager).

Des documents peuvent requérir une « certification » par un notaire et par différents organismes afin de valoir à l’étranger. Un client peut ainsi, pour une multitude de raisons, demander à un notaire d’apposer sa signature, ses initiales, son sceau sur une panoplie de documents destinés à l’étranger, afin d’y conférer une force probante.

Si vous présentez à un notaire des documents AUTRES que des actes notariés, notez que des mentions spécifiques sont requises pour la certification.

Veuillez apporter les documents originaux au notaire (ex : original ou une copie certifiée conforme d’un jugement, certificat de police, permis de conduire, certificat de naissance ou de décès, passeport, registre, diplôme, relevé de notes, etc.). Le notaire ne peut pas apposer la mention « copie conforme à l’original » ou « copie conforme » sur des photocopies, suivie de sa signature sur des documents qu’il n’a pas rédigés.

Les mentions requises ci-après doivent être apposées sur les documents présentés au notaire ou faire l’objet d’un document distinct (attestation ou déclaration notariale) :

Déclaration relative à l’objet de la certification (à quoi vont servir les documents une fois rendus à destination)
Déclaration que le notaire a procédé à la vérification de l’identité de la personne qui s’est présentée devant lui/elle
Inscription du nom du notaire de façon lisible
Inscription de la date à laquelle le notaire a signé les documents.
Apposition des initiales du notaire sur toutes les pages qui font partie de chacun des documents.
Toutes autres déclarations que le notaire juge pertinentes selon la nature des documents qui lui sont présentés.

En l’absence d’une ou des mentions requises ci-haut mentionnées, la certification des documents par l’Ordre ne pourra être effectuée et en conséquence, les documents incomplets seront refusés.

Note : à moins que ce ne soit requis à l’étranger, évitez de joindre aux documents soumis à la certification, des photocopies de passeport, permis de conduire, carte d’assurance-maladie ou tous documents sur lesquels apparaissent des renseignements personnels.

Veuillez prévoir des pièces d’identité avec photos lors de la rencontre chez le notaire.

Certificats d’authenticité et de qualité

Vous avez des documents à transmettre à l’étranger ? Vous devez obtenir la signature d’un notaire sur ces documents et les faire ensuite authentifier ?

Processus de certification

Note : Avant de faire une demande de certification à la Chambre des notaires du Québec, assurez-vous que les mentions requises apparaissent aux documents (voir no 3). À défaut, le processus de certification ne pourra être effectué et les documents seront refusés.

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Certificats d’authenticité et de qualité

Vous avez des documents à transmettre à l’étranger ? Vous devez obtenir la signature d’un notaire sur ces documents et les faire ensuite authentifier ?

Processus de certification

Note : Avant de faire une demande de certification à la Chambre des notaires du Québec, assurez-vous que les mentions requises apparaissent aux documents (voir no 3). À défaut, le processus de certification ne pourra être effectué et les documents seront refusés.