Renseignements personnels détenus par une municipalité

Depuis quelques mois, nous recevons des appels de notaires dont les demandes sont refusées par une municipalité en raison du nouveau cadre légal imposé par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, L.Q. 2021, c. 25 (Loi 25).

Nous avons donc fait quelques vérifications et voici les réponses obtenues.

  • L’article 53 de cette loi prévoit que les renseignements personnels sont confidentiels, sauf si la personne concernée consent à leur divulgation. Cependant, si tel renseignement est public, il n’est pas soumis aux règles de protection des renseignements personnels (art. 55). Par exemple, le rôle d’évaluation est public suivant l’article 73 de la Loi sur la fiscalité municipale même s’il contient le nom du(des) propriétaire(s). Ce rôle peut donc être consulté par tous.
  • La Commission d’accès à l’information a déjà statué, dans l’affaire Allard c. L’Épiphanie (paroisse de), [1998] CAI 211, que les renseignements relatifs aux défauts de paiement de taxes ou aux arrérages sont des renseignements personnels qui ont un caractère confidentiel, à moins qu’un processus de vente pour non-paiement de taxes soit entamé par la Municipalité. Compte tenu de cette interprétation, pour qu’une municipalité puisse communiquer ces informations, le consentement de la personne concernée est requis.
  • Même si l’on prétend que le notaire est visé par l’une des exceptions prévues dans la loi, la position peut rester la même, la loi n’obligeant pas à communiquer les renseignements demandés puisqu’elle utilise le verbe « peut », laissant ainsi un pouvoir discrétionnaire à l’organisme d’accorder ou non la communication.

Compte tenu de ce qui précède, de nombreuses municipalités ont modifié leur façon de faire afin de respecter le nouveau cadre législatif de protection des renseignements personnels. Plusieurs exigent maintenant le consentement du propriétaire avant de confirmer l’état de paiement des taxes ou tout autre renseignement non public concernant le dossier d’une personne.

Comme toute nouvelle loi, la Loi 25 apporte des contraintes qui étaient inexistantes auparavant et qui nécessitent une période d’adaptation. Comme rien dans la loi n’oblige la municipalité à aller chercher elle-même le consentement du propriétaire, le notaire peut accompagner sa demande d’information d’une lettre d’autorisation signée par les propriétaires. Cette lettre d’autorisation devra respecter les huit critères énoncés dans les lignes directrices 2023-1 – consentement : critères de validité publiées le 31 octobre 2023.

Pour votre information, certaines municipalités ont mis sur leur site Internet un formulaire d’autorisation que vous pouvez utiliser.

Dans le même ordre d’idée, le portail client de PG Solutions demandera sous peu une attestation de leur statut professionnel aux notaires utilisateurs. Différentes preuves sont acceptées, dont une copie du profil du notaire dans « Trouver un notaire ».