Rappel : Rapport annuel de comptabilité en fidéicommis

AVIS à tous les notaires titulaires ou signataires d’un compte en fidéicommis au cours de l’année 2020, ou ayant détenu des biens en fidéicommis au cours de cette même année.   

La Chambre des notaires rappelle que l’original du rapport annuel de comptabilité en fidéicommis pour l’année 2020, accompagné des documents requis, doit être transmis à l’Ordre au plus tard le 31 mars 2021, 23 h 59.  Ainsi, pour tout compte en fidéicommis ouvert ou fermé durant l’année 2020, un rapport annuel doit obligatoirement être préparé et transmis à l’Ordre, et ce, même si aucune transaction n’a été effectuée dans ce compte.

Réception des rapports annuels de comptabilité en fidéicommis

Malgré la fermeture des bureaux de la Chambre, nous vous rappelons que les services sont maintenus. Ainsi, les rapports annuels de comptabilité en fidéicommis, pour l’année 2020, sont reçus et traités. Ceux-ci peuvent être transmis à la Chambre par l’un des moyens suivants :

  • Par la poste : Exceptionnellement, la date d’affranchissement sera considérée comme date de réception à la Chambre; 
  • Par messager ou en personne : Une boîte sécurisée prévue à cet effet est installée devant la réception de l’Ordre où peuvent être déposés les documents. En raison des mesures sanitaires mises en place, nous n’émettrons aucun accusé de réception sur place.

Frais de retard et défaut

Le défaut de produire ces documents à l’expiration du délai réglementaire expose le notaire à des frais de retard d’un montant de 250 $ de même qu’à une plainte disciplinaire dont l’issue pourrait donner lieu à l’application des sanctions prévues à l’article 156 du Code des professions. De plus, dans l’éventualité où un notaire ne remédie pas à son défaut, un nouvel avis de retard lui sera transmis tous les 30 jours et des frais de 250 $ seront facturés à chaque avis de retard émis, et ce, conformément à la Politique de tarification de la Chambre, accessible sur l’Espace notaire, sous le menu Mon dossier / Politique de tarification de la Chambre. 

Exemption

Les notaires n’ayant été ni titulaires ni signataires d’un compte en fidéicommis et n’ayant détenu aucun bien en fidéicommis durant cette période n’ont pas l’obligation de produire un tel rapport.

Omission de produire un formulaire

Dans l’éventualité où un notaire a omis d’informer l’Ordre de l’ouverture, de la fermeture ou de la modification d’un compte en fidéicommis au cours de l’année 2020, il doit sans délai transmettre le formulaire Comptabilité en fidéicommis : Ouverture – Fermeture – Modifications dûment rempli, et ce, afin de déclarer l’ouverture ou la fermeture de ce compte ou pour dénoncer les modifications qui ont eu lieu. Ce formulaire est accessible à partir de l’Espace notaire, sous le menu Moments de vie professionnelle / Gestion des comptes en fidéicommis.    

Documentation et formulaires nécessaires pour compléter le rapport annuel 2020 sur l’Inforoute notariale  

L’ensemble de la documentation requise pour remplir le rapport annuel est accessible sur l’Inforoute notariale à partir de l’Espace notaire, sous le menu Moments de vie professionnelle / Gestion des comptes en fidéicommis  / Rapport annuel de comptabilité 2020. Parmi ces documents, la Chambre des notaires a préparé un guide explicatif visant à aider le notaire dans la préparation de son rapport annuel ainsi que la Liste des comptes en fidéicommis qui permet à tout notaire de s’assurer qu’il a bien déclaré à l’Ordre tous les comptes dont il est titulaire ou signataire et dont la vérification par un auditeur est requise.

La Chambre des notaires rappelle que tous les documents suivants doivent être remplis, signés et transmis à l’Ordre dans un même envoi, et ce, dans le délai prescrit :

  • Liste de vos comptes généraux en fidéicommis ;
  • Rapport annuel de comptabilité en fidéicommis 2020 ;
  • Nomination de l’auditeur ;
  • Rapport de l’auditeur indépendant ;
  • Rapport d’assurance raisonnable du professionnel en exercice indépendant sur la conformité.

Non-conformité

Compte tenu de l’importance des obligations des notaires reliées à la tenue de leur comptabilité et à la production du rapport annuel, dans le cas où un notaire ne se conforme pas à l’une ou l’autre des obligations prévues au règlement, la Chambre des notaires pourra nommer un comptable de son choix et le charger de vérifier, aux frais de ce notaire, sa comptabilité en fidéicommis, et ce, même s’il n’est plus inscrit au Tableau de l’Ordre. 

COVID-19 et audit du rapport annuel de comptabilité en fidéicommis

En raison des circonstances particulières liées à la COVID-19, la Chambre des notaires autorise exceptionnellement les notaires à transmettre leurs pièces comptables par voie électronique aux CPA devant procéder à l’audit de la comptabilité en fidéicommis, si ces derniers sont dans l’impossibilité de se rendre à l’étude notariale pour cause d’urgence sanitaire.

La Chambre des notaires rappelle toutefois que les notaires demeurent dans l’obligation de préserver la confidentialité des renseignements qu’ils détiennent. Par conséquent, les notaires désirant se prévaloir de cette mesure devront s’assurer d’utiliser en tout temps une solution sécurisée de partage de documents technologiques dans le cadre de leurs échanges avec les CPA mandatés. Pour ce faire, la Chambre des notaires réfère les notaires au document Solutions de partage sécurisées qui établit une liste de solutions de partage qui ont déjà été autorisées ou qui sont en voie de l’être. La Chambre des notaires rappelle également que les notaires ne sont pas autorisés à se dessaisir de leurs pièces de comptabilité en fidéicommis originales, lesquelles doivent demeurer en tout temps à leur domicile professionnel, dans une voûte ou un classeur ignifuge à l’épreuve du feu, comme prescrit par le règlement.

De plus, les notaires devront obtenir un engagement écrit des CPA mandatés à l’effet de détruire de façon sécuritaire les fichiers électroniques après que l’audit sera complété, à l’exception des documents et renseignements que les CPA devront obligatoirement conserver à leur dossier afin d’être conforme à leurs propres obligations professionnelles.