AVIS AUX MEMBRES | Actes notariés technologiques à distance : Outils et accompagnement disponibles

Tel qu’annoncé suite au décret du 27 mars dernier, c’est à compter de demain que sera graduellement implanté le processus de réalisation d’actes notariés technologiques à distance. 
 
Ce nouveau moyen est une alternative temporaire à la rencontre physique entre un notaire et son client, lorsqu’une urgence le demande. Le tout, en conformité avec les directives gouvernementales de distanciation sociale.
 
Cette manière de faire n’est pas obligatoire et les notaires sont libres d’utiliser ou non cet outil additionnel. L’évaluation de la demande faite par le client et le degré d’aisance du notaire avec cette technologie devrait être un bon indicateur pour faire un choix.

Prérequis pour les notaires

Le premier document à consulter est celui intitulé Lignes directrices : Normes pour recevoir à distance un acte notarié en minute sur un support technologique – Urgence sanitaire liée à la COVID-19Adopté par le Conseil d’administration de la Chambre, il dresse un portrait complet des outils et des actions à mettre en place, en plus de présenter les vérifications à faire avant de procéder. 

L’importance du respect, par les notaires, des normes adoptées assurera l’authenticité de l’acte. 
 
Essentiellement, voici ce qui a été choisi en termes d’outils permettant la réalisation d’actes à distance. Notez que ceux-ci sont les seuls qui rencontrent les normes de sécurité requises, à savoir : 

La signature officielle numérique. Assurez-vous qu’elle soit fonctionnelle, puisqu’il y a eu une mise à jour majeure en octobre dernier ;

La solution de visioconférence Microsoft Teams version Office 365 Business essentials ou Business premium. Aucune autre solution de visioconférence n’est acceptée ; 

La solution ConsignO Cloud-CNQ de Notarius élaborée spécifiquement pour la clôture d’actes notariés technologiques. L’hyperlien de cette solution sera rendu accessible demain par Notarius sur la page dédiée. Vous ne pouvez pas utiliser un compte créé sur la solution régulière.

Pour vous accompagner dans vos démarches d’installation de la solution de visioconférence ainsi que pour obtenir de l’assistance technique pour ConsignO Cloud-CNQ, la Chambre a conclu une entente de service avec les fournisseurs de logiciels de gestion d’étude Avancie et Acceo.   
 
La Chambre supportera tous les frais reliés au déploiement du service à la clientèle ainsi que des outils qui en découlent. Vous aurez accès au support des fournisseurs choisis que vous en soyez déjà clients ou non.

Vous trouverez leurs coordonnées et leurs outils d’accompagnement à même la page dédiée à l’acte technologique sur l’Inforoute
 
Outre l’abonnement à la solution de Microsoft, des frais de 2,25 $ par projet de signature (un projet peut inclure plusieurs documents et plusieurs signataires) seront facturés par Notarius. Par contre, l’archivage (90 jours) de l’acte est inclus dans ce prix. La Chambre émettra de nouvelles lignes directrices avant la fin de la période de 90 jours concernant la conservation de ces actes technologiques. 

Prérequis pour les clients

Pour les autres parties devant signer l’acte, un document détaillé a été produit par la Chambre afin que vous puissiez leur remettre pour préparation. Nous le rendrons également accessible sur l’Inforoute et sur le site Web.

Webinaires, tutoriels et autres documents disponibles en continu

Au fil des heures, les fournisseurs déposeront l’ensemble des outils pensés pour vous et vos clients sur la page identifiée de l’Inforoute. Consultez la régulièrement.
 
En complément pour la clientèle, une page sur notre site Web www.cnq.org sera mise en ligne demain. Nous vous donnerons l’adresse lors de notre prochaine communication.
 
Soyez assurés que nous tentons de déployer tous les outils nécessaires dans les circonstances, et ce, afin de vous soutenir dans cette nouvelle intégration.
 
N’hésitez pas à nous partager vos expériences à l’adresse emergence@cnq.org.