Adresses de courrier électronique de correspondance et professionnelle : Nouveaux critères à respecter au 1er avril 2018

À la suite de l’entrée en vigueur de la Loi modifiant diverses lois concernant principalement l’admission aux professions et la gouvernance du système professionnel L.Q. 2017, c. 11) (projet de loi 98) et d’une décision du Conseil d’administration adoptée lors de sa séance des 29 et 30 septembre 2017, conformément au paragraphe 4.1 de l’article 46.1 du Code des professionstous les notaires devront obligatoirement à compter du 1er avril 2018, détenir les adresses de courrier électronique suivantes :

  • Adresse de courrier électronique de correspondance (art. 60 al. 1 du Code des professions) : cette adresse sera utilisée par la Chambre pour vous transmettre des documents qui vous sont personnellement destinés, notamment l’infolettre Minute et les avis aux membres et ceux relatifs au contrôle de la profession lorsque la loi le permet. Cette adresse ne sera pas communiquée au public, à moins que vous choisissiez que ce soit la même adresse que votre courrier électronique professionnel (voir ci-dessous). L’adresse doit être établie à votre nom, c’est-à-dire qu’elle doit comporter au moins la première lettre de votre prénom ainsi que votre nom en entier.
  • Adresse de courrier électronique professionnelle (46.1 par. 4.1 du Code) : cette adresse est contenue au Tableau de l’Ordre. Elle est affichée sur le site Trouver un notaire et communiquée aux personnes qui s’adressent à la Chambre afin d’obtenir vos coordonnées professionnelles. Cette adresse doit également être établie à votre nom; elle doit comporter au moins la première lettre de votre prénom ainsi que votre nom en entier et y inclure un élément de nature professionnelle, afin qu’elle soit associée par le public à un courrier électronique professionnel et non personnel. Ainsi, cette adresse pourrait inclure le titre réservé de notaire ou son diminutif « Me », le nom de l’entité où vous exercez votre profession ou le réseau de notaire dont vous faites partie. La Chambre considère que les adresses se terminant « @notarius.net » répondent au critère d’entité professionnelle mais n’oblige pas les notaires à recourir à cette entité.

Déclaration de ces adresses dans le renouvellement annuel de l’inscription 2018.

Si l’une ou l’autre de ces adresses de courrier électronique ne répond pas à ces critères, nous vous invitons à effectuer les démarches auprès de votre fournisseur pour la ou les modifier d’ici le 1er avril 2018. Aucun changement à votre dossier à la Chambre n’est nécessaire d’ici la prochaine période annuelle d’inscription. En effet, la déclaration de ces adresses sera faite en ligne sur la plateforme du renouvellement annuel de l’inscription qui sera accessible à compter du 1er mars 2018.

Questions?

Pour toute information complémentaire, nous vous invitons à consulter le fichier « Questions/réponses – nouveaux critères adresses électroniques de correspondance et professionnelle » ou à communiquer au 514-879-1793 / 1-800-263-1793 poste 5982 ou par courriel à tableau@cnq.org.