Adoption de lignes directrices concernant le nouveau Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des notaires

De nouvelles pratiques pour contrer le blanchiment d’argent et prévenir la fraude

Le 1er janvier dernier entrait en vigueur le nouveau Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des notaires, qui modernise les normes reliées à la gestion de sommes d’argent et de biens confiés aux notaires et actualise les règles pour prendre en compte les nouvelles pratiques et structures juridiques (sociétés et regroupements de notaires).  

Dans le but de protéger davantage le public, l’Ordre se doit de renforcer les normes relatives à la détention de sommes d’argent par ses membres. Ces mesures s’inscrivent, entre autres, dans la lutte contre le blanchiment d’argent et visent à réduire les risques d’utilisation à des fins autres que celles prévues par le client et ainsi minimiser les indemnisations.  

De plus, afin de s’assurer d’une compréhension commune des dispositions du Règlement et de guider les notaires dans leur pratique concernant la gestion des sommes et des biens d’autrui, le conseil d’administration de la Chambre a adopté des lignes directrices lors de sa séance du 15 février dernier.            

Le nouveau Règlement apporte notamment trois changements importants à la pratique des notaires :  

1.  Les avances d’honoraires et de débours doivent être déposées au compte en fidéicommis du notaire.

Le notaire devra dorénavant déposer l’ensemble des avances d’honoraires et de débours à son compte en fidéicommis jusqu’à l’exécution du mandat. Le seul cas où un notaire n’aurait pas l’obligation de déposer des honoraires à son compte est lorsqu’il a complété l’exécution de son mandat et produit sa note d’honoraires.  

Ainsi en est-il des honoraires et des frais d’inscription pour une radiation (par exemple pour une quittance ou mainlevée) aux registres gouvernementaux, lesquels doivent être déposés dans le compte en fidéicommis jusqu’à l’exécution du service professionnel.  

2. Le notaire doit vérifier l’identité de toute personne qui lui remet une somme ou un bien.  

Que la somme ou le bien provienne du client ou d’un tiers au bénéfice de celui-ci, l’identité de la personne de qui provient cette somme ou ce bien doit être vérifiée en conformité avec les dispositions de l’article 6 du Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires.

En agissant ainsi, le notaire collabore à la lutte contre le blanchiment d’argent et minimise les risques de servir, bien malgré lui, d’instrument dans le cadre d’une transaction qui pourrait se révéler frauduleuse.

3. Tous les notaires impliqués dans un même compte en fidéicommis doivent s’entendre sur des mesures de contrôle.

Les notaires titulaires, signataires et utilisateurs du même compte en fidéicommis doivent s’entendre sur leur processus de validation des données comptables, des retraits effectués et du respect des normes professionnelles sur la comptabilité en fidéicommis.

Les règles de fonctionnement doivent être claires dès le départ afin d’assurer l’imputabilité de tous les notaires impliqués.          

La Chambre met à votre disposition plusieurs outils pour vous accompagner dans l’implantation de ces nouvelles mesures :  

Ces documents sont accessibles sur l’Inforoute notariale sous le menu Votre dossier / Votre dossier administratif / Comptabilité en fidéicommis sous le titre Gestion des comptes au quotidien à partir du 1er janvier 2018.          

Outils à venir :

  • Une formation détaillée sur le sujet sera présentée aux Cours de perfectionnement du notariat en avril 2018 
  • Un encart sera inséré dans l’Entracte du printemps incluant notamment une liste de contrôles de conformité, la procédure de vérification de l’identité et un schéma décisionnel pour le dépôt des honoraires.

Vous avez des questions?

Pour toute interrogation relative à l’application du nouveau Règlement, nous vous invitons à consulter dans un premier temps la Foire aux questions et les Lignes directrices. Si vous n’y trouvez pas la réponse, écrivez-nous à fideicommis@cnq.org