Avertissement

ÉTUDES DE NOTAIRES: Les services essentiels n’obligent pas les études à demeurer ouvertes, mais le permettent. Cette décision appartient aux notaires. Consultez les normes rigoureuses pour protéger le public.
ACTE NOTARIÉ À DISTANCE : Les notaires sont autorisés à signer un acte notarié à distance depuis le 1er avril. Cette manière de faire n'est pas obligatoire et les notaires sont libres d'utiliser ou non cet outil additionnel. Un délai de mise en application est à prévoir dans les études. Merci d’être patients. Consultez les étapes et les modalités d’application.
BUREAUX DE LA CHAMBRE : Les bureaux de la Chambre sont ouverts, mais en raison des circonstances liées au coronavirus certains services sont offerts à distance. Des délais supplémentaires s’appliquent pour les demandes de recherche aux Registres des dispositions testamentaires et de mandats, ainsi que pour les demandes de certificat de qualité et d’authenticité. Par contre, l’analyse de toutes nouvelles demandes d’aide financière est suspendue jusqu’à nouvel ordre.

 

 

 
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Vous devez consulter votre notaire en période de confinement ?

Cela peut être possible selon certaines modalités !

Depuis la déclaration de l’état d’urgence sanitaire, les notaires sont interpellés par leurs clients anxieux, entre autres en raison de transactions parfois urgentes.

D’abord les notaires sont soumis aux restrictions de distanciation sociale. Ils ne doivent ni s’exposer, ni exposer impunément leur clientèle et leur personnel.

Toutefois, selon chaque situation, le notaire, à titre de professionnel responsable, évaluera avec son client la nature de la demande, l’urgence de celle-ci et la meilleure façon d’y répondre.

Service essentiel, mais non obligatoire : sécurité et solution alternative

La situation actuelle est exceptionnelle.

En plus des directives données aux notaires devant tenir des rencontres physiques avec leurs clients, la Chambre des notaires, avec la collaboration de partenaires, et le gouvernement ont développé une solution alternative : l’acte notarié technologique.

Cet outil supplémentaire mis à la disposition  des notaires permet [1] de traiter les demandes urgentes.

 

Progressivement accessible à compter du 1er avril 2020

Déployer une solution technologiquependant un état d’urgence demandera une bonne période d’adaptation. Si c’est nouveau pour vous, c’est également nouveau pour les notaires ! Consultez le message du président de la Chambre des notaires à l'intention du public

Quelques étapes à connaître :

  1. Une fois équipés et une fois les procédures maitrisées, les notaires pourront recevoir leurs clients à distance par visioconférence. Le notaire prendra des mesures de précautions pour s’assurer que le lieu et les outils utilisés soient sécuritaires ;
  2. Au moins 2 pièces d’identité avec photos seront demandées. Le notaire peut également demander à son client une 3e pièce d’identité en plus de demander de lui transmettre une copie des pièces d’identité par un moyen sécuritaire ;
  3. Des solutions ont été mises en place pour permettre aux clients de prendre connaissance de l’acte soit par moyen technologique ou encore par envoi sécurisé ;
  4. Le notaire s’assurera, par la suite, que les parties aient bien compris les clauses du contrat comme il le fait habituellement ;
  5. Finalement, il y aura signature à distance de l’acte en question grâce à un logiciel sécuritaire. 

L’acte notarié technologique sera conservé en sécurité par votre notaire qui vous remettra une copie certifiée conforme du document.

Bien évidemment, il s’agit ici d’un survol de la procédure. Pour plus d’information, voici la procédure plus détaillée

Bien sûr, votre notaire pourra mieux expliquer les étapes à suivre, discuter de l’équipement nécessaire et des frais relatifs à cette démarche.

Ce dont vous avez besoin pour procéder

  •  Un ordinateur, une tablette numérique ou un téléphone intelligent doté d’une caméra. Si vous êtes dans un endroit non isolé, des écouteurs ou un casque d’écoute avec microphone seront requis pour la confidentialité des échanges ;
  • Une adresse courriel personnelle et une connexion Internet de bonne qualité ;
  • L’application mobile du service de visioconférence qui est recommandé : Microsoft Teams version gratuite

Quelle sera la valeur de ce document?

Caractère authentique

Les documents notariés ont un caractère authentique, c’est-à-dire qu’ils font foi devant les tribunaux de leur contenu, de l’exactitude de la date et des signatures apposées, sans qu’il soit nécessaire d’en faire la preuve.

La Loi sur le notariat oblige toujours la signature manuscrite en présence physique du notaire sur un document papier, à moins qu’un règlement soit approuvé déterminant les modalités. Ce sont des formalités essentielles à l’acte authentique. 

Exception !

Exceptionnellement, l’acte notarié numérique sera reconnu. La copie numérique que conservera le notaire et votre copie certifiée conforme seront donc aussi authentiques que l’acte traditionnel papier.

La solution est-elle sécuritaire ?

Oui.  Les normes de sécurité renforcées qui seront adoptées permettront aux notaires de respecter leurs obligations déontologiques, législatives et réglementaires.

Pour de plus amples informations, consultez les lignes directrices : Normes pour recevoir à distance un acte notarié en minute sur un support technologique – Urgence sanitaire liée à la COVID-19 (mise à jour au 17 juillet)

Avant la visioconférence avec votre notaire : préparez-vous !
Notez vos questions, identifiez vos besoins juridiques.

 



[1] Le décret du gouvernement n’oblige pas les notaires à utiliser ces solutions, il le permet.

 


 
 

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