Quittances non effectuées / non publiées | Oubli ou négligence? Ne perdez pas le contrôle…

En réaction à une recrudescence des demandes concernant les radiations non effectuées par des notaires dans les délais requis par vos obligations professionnelles1, voici quelques rappels.

Nouvelle réalité et exigences du marché : comment garder le contrôle ?

La pandémie a assurément apporté son lot de changements dans votre pratique. Que ce soit le télétravail, les actes à distance, les délais serrés ou encore les attentes des clients de plus en plus exigeantes. Nous avons tous été surpris par notre capacité à nous adapter à cette nouvelle réalité, mais tous ces changements ne doivent pas vous éloigner de vos obligations, notamment celle d’être diligent quant à la signature et la publication de vos actes de radiation.

Afin de ne pas perdre le fil, il existe des outils précieux pour la gestion de ces suivis, bien utiles lorsque la charge de travail grimpe :

  • tableau de suivi des radiations2, accessible sur l’Espace notaire3 (requis par les inspecteurs pour contrôler les délais de signature et de publication4);
  • logiciels de gestion d’étude.

Des conséquences fâcheuses pour vous et les autres

Pour vous : des honoraires qui dorment5

Maintenant bien implanté dans votre quotidien, le nouveau Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des notaires6 prévoit que les honoraires et les débours de radiation liés à la partie du mandat non exécutée doivent demeurer au compte en fidéicommis jusqu’à son exécution.  Vous avez donc tout intérêt à faire des suivis diligents pour obtenir et publier l’acte de radiation, afin d’effectuer les déboursés finaux.

Pour vos clients, vos collègues et pour la profession

Constater qu’un confrère ou une consœur n’a pas complété son mandat n’est jamais plaisant, car cette situation engendre des délais et du stress supplémentaire pour le notaire qui doit effectuer une transaction.  

La multiplication des demandes liées aux quittances non exécutées génère beaucoup d’appels du public à la Chambre des notaires. Il va sans dire que ces plaintes nuisent à la bonne réputation et au maintien de la confiance du public envers tous les notaires7. Il ne faut jamais oublier qu’une plainte peut mener à une demande d’enquête et ultimement à des conséquences disciplinaires allant de l’amende à la radiation8.

De plus, certaines de ces demandes génèrent des réclamations, tant auprès du Fonds d’indemnisation qu’auprès du Fonds d’assurance-responsabilité professionnelle.

Soyez de bons confrères et limitez les échanges inutiles et coûteux en temps et en argent, en effectuant vos mandats de radiation le plus rapidement possible. En cas d’omission volontaire ou non, collaborez avec diligence et donnez les lettres de confort attendues de vos collègues pour leur permettre de procéder à leurs transactions.

Pour votre cessionnaire et même votre succession!

Vous prévoyez prendre votre retraite ou vous diriger vers une pratique non traditionnelle? Assurez-vous que tous vos actes de radiation soient complétés. De surcroit, il est judicieux de prévoir expressément une manière de procéder avec le futur cessionnaire de votre greffe. Vous vous éviterez ainsi d’être dérangé et votre cessionnaire aura une réponse à offrir à son demandeur.

N’oubliez jamais que votre démission ou votre inactivité au tableau de l’Ordre ne vous libère aucunement de votre responsabilité quant aux inscriptions que vous vous êtes engagé à radier dans un acte notarié, et ce, même si vous étiez à l’emploi d’une étude ou d’un autre notaire. Ultimement, à votre décès, votre succession pourrait, elle aussi, être tenue responsable financièrement, de respecter vos engagements9.

Mais, je suis assuré pour ça!

Attention! Votre police d’assurance responsabilité professionnelle prévoit une exclusion dans le cas de l’utilisation des sommes détenues en fidéicommis à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été remises dans le cadre de l’exercice de la profession10.

Par exemple : si un acte prévoit l’engagement de radier une charge antérieure « à même le produit des présentes », mais que cette obligation n’est pas respectée : une « utilisation à des fins autres » sera considérée.