Il n’y a plus de service au numéro que vous avez composé…

L’abandon de votre greffe sans avoir avisé votre Ordre professionnel peut avoir des répercussions sur votre pratique. Sonnez l’alarme avant qu’il ne soit trop tard.

Malheureusement, quelques fois par année, certains notaires manquent à l’appel. Vous avez bien lu, certains notaires quittent le navire (lire : quittent leur étude) sans avertissement, sans crier gare et parfois sans signe avant-coureur. Leurs clients sont inquiets et la Direction des enquêtes et du contentieux l’est encore plus lorsque ces derniers s’adressent à nous en panique. Nous avions envie de vous partager des situations où le notaire, pour des raisons professionnelles ou même personnelles se retrouve dans une situation de détresse, laissé à lui-même.

Malgré plusieurs appels logés, des courriels et même des visites à leur étude, certains notaires demeurent introuvables. Je vous parle ici d’un notaire qui ne demande pas d’aide et décide tout simplement d’arrêter de se présenter à son étude sans en avertir ses clients et son Ordre professionnel; l’abandon total de son greffe.

Sachez qu’un notaire qui manque à l’appel est considéré comme une situation d’extrême urgence pour les syndics œuvrant au sein de la Direction des enquêtes et du contentieux puisque l’implication et les conséquences pour l’Ordre et les membres du public peuvent être tout simplement catastrophiques.

Pour exemple, il arrive que certains clients aient une transaction en cours avec le notaire en situation de détresse. Par le fait même, ces mêmes clients, croyant que leur transaction se ferait sans souci, ont déposé des sommes dans le compte en fidéicommis du notaire, compte pour lequel seul le notaire est signataire et peut autoriser un déboursé. Vous comprendrez rapidement que le client se retrouve alors pris en otage. Il n’est pas en mesure de pouvoir transférer sa transaction chez un autre notaire puisque ses sommes sont dans le compte en fidéicommis de son notaire, qui lui ne répond plus à l’appel.

Il se peut également qu’un membre du public ait besoin d’une copie conforme d’un acte pour l’homologation d’un mandat de protection. Dans une situation comme celle-ci, le client aura besoin de ces documents rapidement étant donné les implications que cela peut engendrer notamment pour la personne vulnérable.

Ces exemples n’en sont que quelques-uns parmi tant d’autres, mais démontrent bien l’impact que le choix que prend le professionnel d’abandonner son greffe est lourd de conséquences.

Alors que se passe-t-il lorsqu’une telle situation se présente et que vous êtes absent de votre étude depuis plus de 15 jours sans message d’absence, explications ou tout simplement impossible à rejoindre que ce soit à votre domicile professionnel ou personnel?

Avez-vous prévu une procuration permettant à un confrère d’émettre des copies conformes en votre nom conformément aux articles 15 l) et 57 de la Loi sur le notariat (R.L N.Q. chap.N-2) ?

Copie authentique de celle-ci a-t-elle été transmise au Secrétaire de l’Ordre pour assurer sa connaissance?

Ce document pourrait permettre à un de vos confrères de vous venir en aide lors d’une situation telle que décrite ci-dessus et ainsi informer vos clients en conséquence.

En situation d’absence injustifiée d’un notaire de son domicile professionnel, des démarches seront bien évidemment entreprises pour tenter de vous rejoindre :

  • par téléphone ou courriel, même en personne à la maison s’il le faut! Le syndic au dossier pourrait se présenter à votre domicile professionnel afin de constater l’état des lieux et vérifier si vous êtes en effet absent de votre étude;
  • possibilité que votre compte en fidéicommis fasse l’objet d’un blocage temporaire le temps de vous retrouver;
  • si vous demeurez introuvable ou avez effectivement quitté le navire, nous pourrions demander l’ouverture d’une garde provisoire afin qu’un autre notaire puisse prendre possession de votre greffe et ce, dans le but de protéger le public. N’oublions pas que la conservation d’un greffe de notaire, la confidentialité de vos dossiers, et la disponibilité et la diligence envers vos clients sont au cœur même de la profession;
  • Il y a aussi les risques que nous soyons contraints de déposer une plainte disciplinaire auprès du Conseil de discipline de la Chambre des notaires du Québec et des sanctions pourraient vous être imposées pour n’avoir pas respecté notre règlementation.

Voici donc quelques conseils afin d’éviter qu’une telle situation ne survienne :

  • Signez une procuration en faveur d’un de vos confrères En cette période de pandémie, la prudence n’aura jamais été autant de mise!;
  • Préparez un message d’absence spécifiant une date de retour et les coordonnées d’un collègue à joindre en cas d’urgence;
  • Communiquez avec, le PAN (Programme d’aide au notaire) au 1-888-687-9197 si vous vous sentez dépassé par les événements : l’aide est au bout du fil!;
  • Limitez votre charge de travail et apprenez à refuser certains mandats. Soyez conscient de vos capacités. À l’impossible nul n’est tenu;
  • Prenez des vacances! Vous avez le droit et vous avez besoin de décrocher comme tout le monde!

Évitez-vous ainsi des clients insatisfaits et l’appel d’un syndic!