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Organisation

Conseil d'administration
Comité exécutif
Présidence
Cabinet de la présidence
Direction générale
Direction service aux clientèles et communications
Direction finances et administration
Direction soutien et qualité de la profession
Secrétariat de l'Ordre
Direction des services juridiques
Bureau du syndic
Direction des technologies de l'information
Direction des ressources humaines
Bureau de projet
Les comités réglementaires
Les comités discrétionnaires

 

Conseil d'administration
Le Conseil d'administration est chargé de l'administration générale des affaires de l'Ordre et de veiller à l'application des dispositions du Code des professions, de la Loi sur le notariat ainsi que des règlements adoptés conformément au code et à la loi. À cet égard, le Conseil d'administration exerce tous les droits, pouvoirs et prérogatives de l'Ordre, sauf ceux qui sont du ressort des membres de l'Ordre réunis en assemblée générale. Les membres du Conseil d'administration sont, entre autres, responsables d'élire le vice-président de la Chambre des notaires ainsi que les membres du Comité exécutif.

Depuis 1990, le président est élu au suffrage universel par tous les membres de l'Ordre pour un terme de trois ans. Les représentants de district qui forment le Conseil d'administration de l'Ordre sont également élus tous les trois ans. Les membres externes sont nommés par l'Office des professions après consultation avec le Conseil interprofessionnel et divers groupes socio-économiques; parmi eux, deux ne sont pas membres d'un ordre professionnel.

Liste des membres
Plan stratégique

Comité exécutif
Le Comité exécutif s'occupe de l'administration courante des affaires de l'Ordre et peut exercer tous les pouvoirs que le Conseil d'administration lui délègue; toutefois, le Conseil d'administration ne peut lui déléguer le pouvoir d'adopter un règlement.

Dans l'intervalle des réunions du Conseil d'administration, le Comité exécutif en exerce tous les pouvoirs.

Membres :

  • Me Gérard Guay, président
  • Me François Bibeau, vice-président
  • Me Louise Archambault, notaire à Repentigny
  • Me Louis-Martin Beaumont, notaire à Laval
  • Me Sylvie Tremblay, notaire à Montréal
  • M. Jean-Paul Morin, membre externe
  • Me Danielle Gagliardi, secrétaire et personne-ressource

Présidence
Le président dirige les débats des assemblées du Conseil d'administration et des assemblées générales des membres. Il est membre d'office et préside les délibérations du Comité exécutif. Il fait rapport des activités du Comité exécutif à chaque réunion du Conseil d'administration. Il agit également comme porte-parole officiel de la Chambre des notaires.

Le président exerce un droit de surveillance générale sur les affaires de l'Ordre. Il est également responsable de l'application des décisions du Conseil d'administration et des membres de l'Ordre réunis en assemblée. En cas d'absence ou d'incapacité, il est remplacé de plein droit par le vice-président, élu par le Conseil d'administration.

Finalement, le président assiste les séances de médiation présidentielle entre notaires lorsqu'un différend oppose un notaire à un confrère relativement à un sujet lié à l'exercice de la profession.

Président de l'Ordre : Me Gérard Guay

Cabinet de la présidence
Le chef de cabinet agit comme conseiller stratégique auprès du président, l’appuie dans ses fonctions et coordonne l’ensemble des opérations du Cabinet de la présidence. Le chef de cabinet travaille en étroite collaboration avec la Direction générale et l’ensemble des directions afin d’assurer une coordination optimale entre les activités du président et les activités opérationnelles.

Direction générale
C'est au directeur général, sous l'autorité du Comité exécutif, qu'incombe la charge de coordonner et contrôler toute l'administration des activités de la Chambre. Il participe à la planification et voit au contrôle et à l'application des objectifs, des stratégies, des politiques et des procédures ou normes de la Chambre.

C'est également le directeur général qui coordonne les tâches du personnel et dirige les activités quotidiennes, en plus de voir au maintien d'une situation financière saine et au contrôle des revenus et dépenses, en accord avec le budget approuvé par le Conseil d'administration.

Le directeur général participe aux travaux du Conseil d'administration et du Comité exécutif avec voix consultative et assure la liaison entre ces deux instances et avec les membres. Il assure également l'exécution des résolutions du Conseil d'administration et du Comité exécutif.

Directeur général : M. Jacques Deforges

Direction service aux clientèles et communications
Cette direction met en oeuvre « l’orientation client » de la Chambre en identifiant et mettant en place des programmes et activités visant à améliorer l’expérience client vécue par le public et les membres. Pour ce faire, elle aura pour responsabilité d’établir et mettre en oeuvre des normes de communication appropriée et des mesures de satisfaction de la clientèle relativement aux services offerts par la Chambre ou ses membres.

De plus, cette direction doit s’assurer de la diffusion d’information juridique de qualité et destinée au public et aux membres. Dans cette perspective, elle supervise le service 1-800-notaire.

Elle doit également s’assurer du rayonnement et de la promotion de la Chambre des notaires et de la profession notariale en développant des stratégies de communication efficaces et mobilisatrices. Elle réalise des activités de promotion et de publicité à travers différents médias,notamment sur les médias sociaux. Elle est responsable de l’organisation de différents événements.

Enfin, cette direction assure le suivi des partenariats dans le but de maximiser le rayonnement de la Chambre et de réaliser des interventions stratégiques favorisant l’accès à la justice.

 Direction finances et  administration
Cette direction regroupe les activités administratives de soutien nécessaires à l'accomplissement des missions des différentes directions de la Chambre notamment les activités comptables et financières, les ressources matérielles et la délivrance des certificatsd’authenticité et de qualité des membres attestés par le Secrétaire de l’Ordre. Elle a pour mandat de veiller à une saine administration des ressources de la Chambre et à la mise en oeuvre des stratégies de placements décidées par le Comité de placements. En outre, elle agit en support-conseil relativement à l’immeuble destiné à accueillir les futurs locaux de la Chambre des notaires. Elle travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des directions afin d’assurer le soutien opérationnel requis.

Cette direction est en support aux comités suivants :

  • Comité de placements
  • Comité d'audit et de prospectives financières 

Direction soutien et qualité de la profession
Cette direction a pour mandat d’effectuer la surveillance de l’exercice des notaires et de voir à l’amélioration de la profession en vue de soutenir une pratique notariale au service du public, innovante et en quête d’excellence. Elle comprend les services suivants :

Inspection professionnelle : Dans un esprit de prévention et d'identification des pistes d’amélioration, elle a pour mandat de surveiller l’exercice de la profession et de s’assurer du maintien des compétences des membres. Dans le cadre de cette mission de surveillance, elle s’assure notamment de la vérification des comptes en fidéicommis des membres, du respect du formalisme des actes et des dossiers, de l’accomplissement du devoir de conseil et du respect des règles de bonnes pratiques et ce, tout en identifiant et suggérant aux membres des pistes d’amélioration de leur pratique.

Formation et développement : Ce service est responsable de la formation préadmission et de la formation continue. Par ses activités, il vise à soutenir les membres en développant leurs compétences et leurs habiletés professionnelles.

Bibliothèque notariale : Ce service met à la disposition des notaires et des employés  de l’information de qualité par l’entremise de la Bibliothèque notariale et des publications de la Chambre des notaires. Il est également responsable de la mise en oeuvre d’une gestion documentaire à travers l’organisation.

En outre, un mandat d'identification et de mise en oeuvre de différentes initiatives visant à favoriser l’accès à la justice est confié à cette direction.

Cette direction est en support aux comités suivants :

  • Comité de la formation continue
  • Comité de sélection pour le programme des bourses d'études supérieures
  • Comité des évaluations
  • Comité de la formation des notaires
  • Comité sur les admissions
  • Comité d'inspection professionnelle
  • Comité du fonds d'études notariales
  • Comité consultatif de la gestion du programme d'aide financière « Notariat 2025 »


Secrétariat de l'Ordre
Cette direction a les principales responsabilités suivantes :

Processus électoral et appui aux instances décisionnelles (Conseil d'administration et Comité exécutif) : Cette direction planifie, organise et assure les suivis des séances du Conseil d'administration et du Comité exécutif ainsi que les assemblées générales et spéciales. De plus, elle voit à la bonne gestion du processus électoral.

Gestion du Tableau de l'Ordre et des formalités réglementaires : Ce service est chargé d'administrer et contrôler l'information contenue au Tableau de l'Ordre conformément au Code des professions. De plus, il assume la responsabilité des dossiers relatifs aux greffes des notaires, au statut professionnel, au renouvellement annuel de l'inscription des membres, à la signature des certificats d'authenticité et de qualité, ainsi qu'aux divers suivis requis par les membres et découlant de l'ensemble de la législation et réglementation applicables.

Registres des dispositions testamentaires et des mandats de la Chambre : Ce service maintient un système d'inscription des testaments et des mandats reçus par les notaires ainsi que des dernières volontés concernant les dons d'organes et de tissus mentionnées aux testaments. Le Registre vise à assurer le respect des dernières volontés du testateur ou du mandant et est un incontournable lorsqu'il s'agit du règlement d'une succession ou de l'exécution d'un mandat en cas d’inaptitude.


Direction des services juridiques
Cette direction planifie et dirige l’ensemble des services juridiques de l'Ordre notamment par les secteurs d’activités suivants :

Affaires juridiques : Ce service coordonne la rédaction de divers avis juridiques et contrats requis auprès de différentes instances de l’Ordre, de même que les modifications législatives et réglementaires nécessaires à l’accomplissement de la mission de l’Ordre. De plus, ce service participe activement à la rédaction des mémoires de l’Ordre dans le cadre des consultations gouvernementales. Finalement, ce secteur est responsable des demandes d’accès aux documents et aux renseignements personnels détenus par l’Ordre dans le cadre du contrôle de l’exercice de la profession.

Contentieux : Ce secteur est chargé des dossiers où la Chambre des notaires du Québec doit poursuivre, intervenir ou est mise en cause dans le cadre de procédures contentieuses (à l’exception des plaintes disciplinaires et des plaintes pénales).

Affaires corporatives et commerciales :Ce secteur assure un support-conseil à l’Ordre en matière de droit corporatif et contractuel.

Conciliation, révision, indemnisation, discipline et gardes provisoires : Ce service regroupe les activités relatives à la conciliation et à l’arbitrage des comptes d’honoraires, à la révision des décisions du Syndic, à l’indemnisation, à la médiation présidentielle et aux gardes provisoires.

Centre d'expertise en droit notarial : Dans le cadre d'une approche préventive supportant la mission de protection du public, le centre identifie les enjeux systémiques de la profession en droit immobilier et en droit des successions et fait les représentations et interventions nécessaires auprès des intervenants externes. Il est à noter que ce centre ne dispense pas d’avis juridiques mais diffuse de l’information et apporte un soutien aux notaires aux secteurs du droit ci-mentionnés.

Cette direction est en support aux comités suivants :

  • Comité de révision
  • Comité du fonds d'indemnisation
  • Conseil de discipline
  • Conseil d'arbitrage des comptes d'honoraires des notaires
  • Comité de gouvernance et d'éthique
  • Comité de réglementation

  Bureau du syndic
Le Bureau du syndic assure la réalisation des activités visant à accomplir la mission principale de la Chambre des notaires du Québec, soit la protection du public. Dans cette perspective, il assure tous les suivis requis à la suite d’une information portée à sa connaissance à l’effet qu’un notaire a commis une infraction visée au Code des professions, à la Loi sur le notariat et aux règlements adoptés conformément au Code et à ladite Loi.

De plus, il intervient lors de perquisitions afin de protéger le respect du secret professionnel, dont bénéficient les clients des notaires. Il a le pouvoir d’intenter toute poursuite pénale visant à faire cesser l’exercice illégal de la profession ou l’usurpation du titre de notaire par une personne qui n’est pas membre de l’Ordre.

Finalement, le Bureau du syndic est responsable des demandes d’accès à l’information relevant de sa juridiction.


Direction des technologies de l’information
Cette direction a comme mandat de mettre à la disposition de la Chambre des outils et des services informatiques appropriés, au moment opportun et à un coût raisonnable afin d’améliorer la performance des processus et privilégier la satisfaction de sa clientèle.

Elle supporte et oriente l’organisation dans des projets d’envergure ayant une portée technologique, comme la numérisation de la pratique notariale ou le minutier central.

Elle travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des directions afin d’assurer le soutien opérationnel requis et est responsable de la gestion intégrée des risques organisationnels.

 Direction des ressources humaines
Cette direction a pour mandat de soutenir les autres directions de la Chambre dans la gestion des ressources humaines et du développement organisationnel. Elle développe et met en place des politiques et des pratiques en matière de gestion des ressources humaines qui favorisent le maintien d’un climat de travail harmonieux. Cette direction est responsable des avantages sociaux, de la formation, du recrutement, des relations de travail, de la rémunération et de la santé et sécurité au travail.

Cette direction est en support aux comités suivants :

  • Comité sur la rémunération
  • Comité interne du régime de retraite des employés de la Chambre

Bureau de projet
Le bureau de projet a pour principale mission de supporter les gestionnaires pour qu’ils réussissent à livrer les initiatives de la Chambre dans les temps prévus, à l'intérieur des budgets et selon le niveau de qualité entendu. Il fournit le support en gestion de projets.

 

Les comités réglementaires

Conseil de discipline de la Chambre des notaires du Québec
Comité d’inspection professionnelle
Comité de révision
Comité de la formation des notaires
Conseil d’arbitrage des comptes d’honoraires des notaires
Comité du fonds d’indemnisation
Comité sur les admissions
Comité d’audit et du fonds d’études notariales

Conseil de discipline de la Chambre des notaires du Québec

En vertu de l’article 116 du Code des professions, le conseil de discipline est saisi et juge toute plainte formulée contre un notaire pour une infraction aux lois et règlements encadrant l’exercice de la profession de notaire. Le conseil de discipline est également saisi et juge de toute plainte formulée contre une personne qui a été membre de l’Ordre pour une infraction aux dispositions ci-dessus mentionnées commise alors qu’elle était membre.

 Comité d'inspection professionnelle

En vertu de l'article 112 du Code des professions, ce comité surveille l’exercice de la profession par les membres de l’Ordre; il procède notamment à la vérification de leurs dossiers, livres, registres et équipements relatifs à cet exercice ainsi qu’à la vérification des biens qui leur sont confiés par leurs clients ou une autre personne.

Ce comité, un de ses membres, un inspecteur ou un expert qu'il nomme peut aussi procéder à une inspection sur la compétence professionnelle de tout membre de l'Ordre.

Comité de révision

En vertu de l’article 123.3 du Code des professions, le comité de révision donne un avis relativement à la décision du syndic ou du syndic adjoint de ne pas porter plainte, à toute personne qui le lui demande et qui a demandé au syndic la tenue d’une enquête.

 Comité de la formation des notaires

En vertu de l’article 2 de son règlement, ce comité examine, dans le respect des compétences respectives et complémentaires de l’Ordre, des établissements d’enseignement universitaires et du ministre de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de la Science, les questions relatives à la qualité de la formation des notaires.  La qualité de la formation s’entend de l’adéquation de la formation aux compétences professionnelles à acquérir pour l’exercice de la profession de notaire.

 Conseil d'arbitrage des comptes d'honoraires des notaires

En vertu du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des notaires, le conseil d’arbitrage des comptes applique la procédure d’arbitrage des comptes.

 Comité du fonds d'indemnisation

Le fonds d'indemnisation est établi par le Conseil d’administration pour rembourser les sommes ou les biens utilisés par un notaire à d'autres fins que celles pour lesquelles ils lui avaient été remis dans l'exercice de sa profession conformément aux dispositions de l’article 89.1 du Code des professions.

Dans ce contexte, le comité du fonds d'indemnisation a pour mandat d'étudier les réclamations déposées et de formuler à leur égard des recommandations à l'intention du Comité exécutif. Également, le comité du fonds d’indemnisation décide directement de la recevabilité des réclamations n’excédant pas 10 000 $ effectuées en vertu du Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des notaires (RLRQ, c. N-3, r.5) en vigueur jusqu’au 29 février 2012 et n’excédant pas 30 000 $ en vertu du Règlement sur le fonds d’indemnisation de la Chambre des notaires du Québec (RLRQ, c. N-3, r. 8.1) en vigueur depuis le 1er mars 2012.

 Comité sur les admissions

Le mandat de ce comité est d’examiner toute demande d’équivalence de diplôme ou de formation. Il est responsable de l’administration du programme de formation professionnelle. Il contrôle l’admission des candidats au programme de formation professionnelle.

Comité d'audit et du fonds d'études notariales

Ce comité aide le Conseil d’administration à s’acquitter de ses responsabilités de nature financière, telles que :

  • réviser et recommander le budget annuel;
  • surveiller et évaluer périodiquement le contrôle interne et la gestion des risques;
  • assurer les suivis à l’égard de l’audit externe et recommander aux instances les auditeurs externes;
  • surveiller et évaluer périodiquement les procédés appliqués par l’Ordre pour s’assurer de la conformité aux lois et règlements applicables;
  • suivre les activités du Comité interne du régime de retraite des employés de la Chambre.

Ce comité agit également, à titre de Comité du fonds d’études notariales, lequel doit, au moins une fois par année, rendre avis au Conseil d’administration sur l’état du Fonds d’études notariales et l’adéquation des subventions avec les objets du Fonds.

 

Les comités discrétionnaires

Comité de gouvernance et d’éthique
Comité de placements
Comité sur la rémunération
Comité de la formation continue
Comité de réglementation
Comité de sélection pour le programme de bourses d’études supérieures
Comité organisateur du Congrès
Comité consultatif en droit immobilier

 

Comité de gouvernance et d'éthique

Les tâches de ce comité sont les suivantes :

  • élaborer et revoir périodiquement les politiques de gouvernance et le code d’éthique et de déontologie des administrateurs de l’Ordre;
  • élaborer des profils de compétence et d’expérience pour la nomination des membres du CA aux comités de l’Ordre et des autres membres de comités;
  • analyser les recommandations ou les réserves formulées par les gestionnaires de l’Ordre à l’égard des membres des comités avant la nomination par le CA;
  • effectuer l’analyse des évaluations annuelles de fonctionnement du CA et des comités, selon le cas et recommande les correctifs nécessaires à implanter
  • faire des recommandations au CA relatives à la structure de gouvernance de l’Ordre;
  • effectuer une vigie des pratiques de gouvernance;
  • s’assurer de l’existence d’un programme d’accueil pour les nouveaux membres du CA;
  • s’assurer qu’il y a périodiquement un programme de formation continue pour les membres des comités, et ce, avant leur entrée en fonction et à intervalles, pendant leur mandat;
  • à la demande du président ou du CA, donner des avis sur des situations qui comportent des enjeux éthiques;
  • aider le CA à assurer le respect du Code d’éthique et de déontologie des administrateurs;
  • conseiller tous autres comités, selon les besoins;
  • assurer la cohérence et la concordance des règles de gouvernance de l’Ordre.

 Comité de placement

Le comité de placement doit conseiller le Comité exécutif quant à l’élaboration et l’application de la politique de placement de l’Ordre dans l’optique de maximiser les rendements de ses placements. Le fonds d'études notariales est administré par le Comité exécutif sur les recommandations du comité de placement.

De plus, le comité de placement supervise la gestion des placements des différents fonds et des perspectives économiques et de la trésorerie de la Chambre. Finalement, il s’assure du suivi des différents instruments financiers, et ce, en fonction des paramètres établis avec les institutions financières.

Comité sur la rémunération

Le comité sur la rémunération doit faire des recommandations au Conseil d’administration sur la rémunération de la présidence, les jetons de présence, les honoraires payés aux membres de comités ou de groupes de travail et sur les allocations versées aux administrateurs ou aux membres des différents comités et groupes de travail. 

Comité de la formation continue

Le comité de la formation continue suggère et propose des objectifs à poursuivre et les orientations générales du programme de formation continue de l'Ordre.

Ainsi, il doit faire des recommandations au Comité exécutif en regard d’une résolution dûment adoptée par le CA, à savoir :

  • s’assurer que des activités, des cours ou des stages de formation continue sont offerts aux membres de l’Ordre conformément au Code des professions (RLRQ, c. C-26);
  • adopter un programme d’activités de formation continue que doivent suivre tous les notaires ou certains d’entre eux;
  • fixer la période de référence ou le délai imparti pour la réalisation ou la réussite du programme et de la durée de l’activité;
  • déterminer les activités de formation continue ainsi que le formateur, l’organisme, l’établissement d’enseignement ou l’institution spécialisée qui offrent l’activité en application de l’article 5 du Règlement sur la formation continue obligatoire des notaires (RLRQ, c. N-3, r. 9.1).

Comité de réglementation

Le comité de réglementation a pour mandat de voir à la mise à jour des règlements actuels et à la rédaction de nouveaux règlements qui sont jugés nécessaires et de formuler une recommandation quant à leur approbation par le CA.

Le mandat du comité porte sur l’ensemble des projets de modifications ponctuelles aux règlements ou à la législation de l’Ordre et tous les projets de nouveaux règlements, notamment, le comité :

  • agit à titre de rôle-conseil quant à l’opportunité de réglementer un secteur d’activités, sous réserve des dispositions habilitantes et des priorités annuelles adoptées par le CA;
  • établit, en consultation avec les personnes responsables aux affaires juridiques de l’Ordre, les priorités en matière de révision des règlements actuels et de rédaction de nouveaux règlements;
  • suit généralement les modifications aux règlements actuels ou aux nouveaux règlements, y compris les principes directeurs des futurs règlements;
  • examine les projets de règlements et fait les recommandations qui s’imposent, sous réserve des balises déterminées par l’Office des professions du Québec et du gouvernement ou des commentaires reçus de la part des légistes;
  • suit le déroulement des processus d’adoption des projets de règlements par les instances gouvernementales;
  • recommande au CA l’adoption des textes finaux en prévision de leur transmission à l’Office des professions.

 Comité de sélection pour le programme de bourses d'études supérieures

Le mandat de ce comité est de rencontrer en entrevue tous les candidats ayant présenté une demande de bourse d’études supérieures conforme aux exigences du programme et de sélectionner ceux qui auront su démontrer de l’intérêt pour une carrière dans l’enseignement et dont le dossier d’études et le cheminement de carrière démontrent l’excellence.

 Comité organisateur du Congrès

Le mandat de ce comité est de s’assurer de l’organisation du congrès triennal de l’Ordre. Il achemine ses recommandations au Comité exécutif de l’Ordre quant au thème, au programme ainsi qu’au choix des conférenciers invités. Il contribue à l’élaboration des stratégies et des activités destinées à promouvoir l’événement auprès de l’ensemble des notaires.

Comité consultatif en droit immobilier

Le mandat de ce comité consiste à proposer au Conseil d’administration des solutions appropriées et pratiques aux problématiques préalablement identifiées en droit immobilier par le Conseil d’administration ou par le Comité exécutif ou par la Direction générale de l’Ordre.