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Organisation

Le rôle du Comité du fonds d'indemnisation est d'étudier l'ensemble des réclamations déposées au fonds d'indemnisation selon les modalités du Règlement sur le fonds d'indemnisation de la Chambre des notaires du Québec.

Conseil d'administration
Comité exécutif
Présidence
Cabinet de la présidence
Direction générale
Direction service aux clientèles et communications
Direction finances et administration
Direction soutien et qualité de la profession
Secrétariat de l'Ordre
Direction des services juridiques
Bureau du syndic
Direction des technologies de l'information
Direction des ressources humaines
Bureau de projet
Les comités statutaires
Les comités non-statutaires liés à la gouvernance de l'Ordre

 

Conseil d'administration
Le Conseil d'administration est chargé de l'administration générale des affaires de l'Ordre et de veiller à l'application des dispositions du Code des professions, de la Loi sur le notariat ainsi que des règlements adoptés conformément au code et à la loi. À cet égard, le Conseil d'administration exerce tous les droits, pouvoirs et prérogatives de l'Ordre, sauf ceux qui sont du ressort des membres de l'Ordre réunis en assemblée générale. Les membres du Conseil d'administration sont, entre autres, responsables d'élire le vice-président de la Chambre des notaires ainsi que les membres du Comité exécutif.

Depuis 1990, le président est élu au suffrage universel par tous les membres de l'Ordre pour un terme de trois ans. Les représentants de district qui forment le Conseil d'administration de l'Ordre sont également élus tous les trois ans. Les membres externes sont nommés par l'Office des professions après consultation avec le Conseil interprofessionnel et divers groupes socio-économiques; parmi eux, deux ne sont pas membres d'un ordre professionnel.

Liste des membres
Plan stratégique

Comité exécutif
Le Comité exécutif s'occupe de l'administration courante des affaires de l'Ordre et peut exercer tous les pouvoirs que le Conseil d'administration lui délègue; toutefois, le Conseil d'administration ne peut lui déléguer le pouvoir d'adopter un règlement.

Dans l'intervalle des réunions du Conseil d'administration, le Comité exécutif en exerce tous les pouvoirs.

Membres :

  • Me François Bibeau, président
  • Me Serge Bernier, notaire à Matane, vice-président
  • Me Louis-Martin Beaumont, notaire à Laval
  • M. Michel Verreault, administrateur nommé par l'Office des professions du Québec
  • Me Danielle Gagliardi, secrétaire et personne-ressource

Présidence
Le président dirige les débats des assemblées du Conseil d'administration et des assemblées générales des membres. Il est membre d'office et préside les délibérations du Comité exécutif. Il fait rapport des activités du Comité exécutif à chaque réunion du Conseil d'administration. Il agit également comme porte-parole officiel de la Chambre des notaires.

Le président exerce un droit de surveillance générale sur les affaires de l'Ordre. Il est également responsable de l'application des décisions du Conseil d'administration et des membres de l'Ordre réunis en assemblée. En cas d'absence ou d'incapacité, il est remplacé de plein droit par le vice-président, élu par le Conseil d'administration.

Finalement, le président assiste les séances de médiation présidentielle entre notaires lorsqu'un différend oppose un notaire à un confrère relativement à un sujet lié à l'exercice de la profession.

Président de l'Ordre : Me François Bibeau

Cabinet de la présidence
Le chef de cabinet agit comme conseiller stratégique auprès du président, l’appuie dans ses fonctions et coordonne l’ensemble des opérations du Cabinet de la présidence. Le chef de cabinet travaille en étroite collaboration avec la Direction générale et l’ensemble des directions afin d’assurer une coordination optimale entre les activités du président et les activités opérationnelles.

Direction générale
C'est au directeur général, sous l'autorité du Comité exécutif, qu'incombe la charge de coordonner et contrôler toute l'administration des activités de la Chambre. Il participe à la planification et voit au contrôle et à l'application des objectifs, des stratégies, des politiques et des procédures ou normes de la Chambre.

C'est également le directeur général qui coordonne les tâches du personnel et dirige les activités quotidiennes, en plus de voir au maintien d'une situation financière saine et au contrôle des revenus et dépenses, en accord avec le budget approuvé par le Conseil d'administration.

Le directeur général participe aux travaux du Conseil d'administration et du Comité exécutif avec voix consultative et assure la liaison entre ces deux instances et avec les membres. Il assure également l'exécution des résolutions du Conseil d'administration et du Comité exécutif.

Directeur général : M. Jacques Deforges

Direction service aux clientèles et communications
Cette direction met en oeuvre « l’orientation client » de la Chambre en identifiant et mettant en place des programmes et activités visant à améliorer l’expérience client vécue par le public et les membres. Pour ce faire, elle aura pour responsabilité d’établir et mettre en oeuvre des normes de communication appropriée et des mesures de satisfaction de la clientèle relativement aux services offerts par la Chambre ou ses membres.

De plus, cette direction doit s’assurer de la diffusion d’information juridique de qualité et destinée au public et aux membres. Dans cette perspective, elle supervise le service 1-800-notaire.

Elle doit également s’assurer du rayonnement et de la promotion de la Chambre des notaires et de la profession notariale en développant des stratégies de communication efficaces et mobilisatrices. Elle réalise des activités de promotion et de publicité à travers différents médias,notamment sur les médias sociaux. Elle est responsable de l’organisation de différents événements.

Enfin, cette direction assure le suivi des partenariats dans le but de maximiser le rayonnement de la Chambre et de réaliser des interventions stratégiques favorisant l’accès à la justice.

 Direction finances et  administration
Cette direction regroupe les activités administratives de soutien nécessaires à l'accomplissement des missions des différentes directions de la Chambre notamment les activités comptables et financières, les ressources matérielles et la délivrance des certificatsd’authenticité et de qualité des membres attestés par le Secrétaire de l’Ordre. Elle a pour mandat de veiller à une saine administration des ressources de la Chambre et à la mise en oeuvre des stratégies de placements décidées par le Comité de placements. En outre, elle agit en support-conseil relativement à l’immeuble destiné à accueillir les futurs locaux de la Chambre des notaires. Elle travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des directions afin d’assurer le soutien opérationnel requis.

Cette direction est en support aux comités suivants :

  • Comité de placements
  • Comité d'audit et de prospectives financières 

Direction soutien et qualité de la profession
Cette direction a pour mandat d’effectuer la surveillance de l’exercice des notaires et de voir à l’amélioration de la profession en vue de soutenir une pratique notariale au service du public, innovante et en quête d’excellence. Elle comprend les services suivants :

Inspection professionnelle : Dans un esprit de prévention et d'identification des pistes d’amélioration, elle a pour mandat de surveiller l’exercice de la profession et de s’assurer du maintien des compétences des membres. Dans le cadre de cette mission de surveillance, elle s’assure notamment de la vérification des comptes en fidéicommis des membres, du respect du formalisme des actes et des dossiers, de l’accomplissement du devoir de conseil et du respect des règles de bonnes pratiques et ce, tout en identifiant et suggérant aux membres des pistes d’amélioration de leur pratique.

Formation et développement : Ce service est responsable de la formation préadmission et de la formation continue. Par ses activités, il vise à soutenir les membres en développant leurs compétences et leurs habiletés professionnelles.

Bibliothèque notariale : Ce service met à la disposition des notaires et des employés  de l’information de qualité par l’entremise de la Bibliothèque notariale et des publications de la Chambre des notaires. Il est également responsable de la mise en oeuvre d’une gestion documentaire à travers l’organisation.

En outre, un mandat d'identification et de mise en oeuvre de différentes initiatives visant à favoriser l’accès à la justice est confié à cette direction.

Cette direction est en support aux comités suivants :

  • Comité de la formation continue
  • Comité de sélection pour le programme des bourses d'études supérieures
  • Comité des évaluations
  • Comité de la formation des notaires
  • Comité sur les admissions
  • Comité d'inspection professionnelle
  • Comité du fonds d'études notariales
  • Comité consultatif de la gestion du programme d'aide financière « Notariat 2025 »


Secrétariat de l'Ordre
Cette direction a les principales responsabilités suivantes :

Processus électoral et appui aux instances décisionnelles (Conseil d'administration et Comité exécutif) : Cette direction planifie, organise et assure les suivis des séances du Conseil d'administration et du Comité exécutif ainsi que les assemblées générales et spéciales. De plus, elle voit à la bonne gestion du processus électoral.

Gestion du Tableau de l'Ordre et des formalités réglementaires : Ce service est chargé d'administrer et contrôler l'information contenue au Tableau de l'Ordre conformément au Code des professions. De plus, il assume la responsabilité des dossiers relatifs aux greffes des notaires, au statut professionnel, au renouvellement annuel de l'inscription des membres, à la signature des certificats d'authenticité et de qualité, ainsi qu'aux divers suivis requis par les membres et découlant de l'ensemble de la législation et réglementation applicables.

Registres des dispositions testamentaires et des mandats de la Chambre : Ce service maintient un système d'inscription des testaments et des mandats reçus par les notaires ainsi que des dernières volontés concernant les dons d'organes et de tissus mentionnées aux testaments. Le Registre vise à assurer le respect des dernières volontés du testateur ou du mandant et est un incontournable lorsqu'il s'agit du règlement d'une succession ou de l'exécution d'un mandat en cas d’inaptitude.


Direction des services juridiques
Cette direction planifie et dirige l’ensemble des services juridiques de l'Ordre notamment par les secteurs d’activités suivants :

Affaires juridiques : Ce service coordonne la rédaction de divers avis juridiques et contrats requis auprès de différentes instances de l’Ordre, de même que les modifications législatives et réglementaires nécessaires à l’accomplissement de la mission de l’Ordre. De plus, ce service participe activement à la rédaction des mémoires de l’Ordre dans le cadre des consultations gouvernementales. Finalement, ce secteur est responsable des demandes d’accès aux documents et aux renseignements personnels détenus par l’Ordre dans le cadre du contrôle de l’exercice de la profession.

Contentieux : Ce secteur est chargé des dossiers où la Chambre des notaires du Québec doit poursuivre, intervenir ou est mise en cause dans le cadre de procédures contentieuses (à l’exception des plaintes disciplinaires et des plaintes pénales).

Affaires corporatives et commerciales :Ce secteur assure un support-conseil à l’Ordre en matière de droit corporatif et contractuel.

Conciliation, révision, indemnisation, discipline et gardes provisoires : Ce service regroupe les activités relatives à la conciliation et à l’arbitrage des comptes d’honoraires, à la révision des décisions du Syndic, à l’indemnisation, à la médiation présidentielle et aux gardes provisoires.

Centre d'expertise en droit notarial : Dans le cadre d'une approche préventive supportant la mission de protection du public, le centre identifie les enjeux systémiques de la profession en droit immobilier et en droit des successions et fait les représentations et interventions nécessaires auprès des intervenants externes. Il est à noter que ce centre ne dispense pas d’avis juridiques mais diffuse de l’information et apporte un soutien aux notaires aux secteurs du droit ci-mentionnés.

Cette direction est en support aux comités suivants :

  • Comité de révision
  • Comité du fonds d'indemnisation
  • Conseil de discipline
  • Conseil d'arbitrage des comptes d'honoraires des notaires
  • Comité de gouvernance et d'éthique
  • Comité de réglementation

  Bureau du syndic
Le Bureau du syndic assure la réalisation des activités visant à accomplir la mission principale de la Chambre des notaires du Québec, soit la protection du public. Dans cette perspective, il assure tous les suivis requis à la suite d’une information portée à sa connaissance à l’effet qu’un notaire a commis une infraction visée au Code des professions, à la Loi sur le notariat et aux règlements adoptés conformément au Code et à ladite Loi.

De plus, il intervient lors de perquisitions afin de protéger le respect du secret professionnel, dont bénéficient les clients des notaires. Il a le pouvoir d’intenter toute poursuite pénale visant à faire cesser l’exercice illégal de la profession ou l’usurpation du titre de notaire par une personne qui n’est pas membre de l’Ordre.

Finalement, le Bureau du syndic est responsable des demandes d’accès à l’information relevant de sa juridiction.


Direction des technologies de l’information
Cette direction a comme mandat de mettre à la disposition de la Chambre des outils et des services informatiques appropriés, au moment opportun et à un coût raisonnable afin d’améliorer la performance des processus et privilégier la satisfaction de sa clientèle.

Elle supporte et oriente l’organisation dans des projets d’envergure ayant une portée technologique, comme la numérisation de la pratique notariale ou le minutier central.

Elle travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des directions afin d’assurer le soutien opérationnel requis et est responsable de la gestion intégrée des risques organisationnels.

 Direction des ressources humaines
Cette direction a pour mandat de soutenir les autres directions de la Chambre dans la gestion des ressources humaines et du développement organisationnel. Elle développe et met en place des politiques et des pratiques en matière de gestion des ressources humaines qui favorisent le maintien d’un climat de travail harmonieux. Cette direction est responsable des avantages sociaux, de la formation, du recrutement, des relations de travail, de la rémunération et de la santé et sécurité au travail.

Cette direction est en support aux comités suivants :

  • Comité sur la rémunération
  • Comité interne du régime de retraite des employés de la Chambre

Bureau de projet
Le bureau de projet a pour principale mission de supporter les gestionnaires pour qu’ils réussissent à livrer les initiatives de la Chambre dans les temps prévus, à l'intérieur des budgets et selon le niveau de qualité entendu. Il fournit le support en gestion de projets.

 

Les comités statutaires

Conseil de discipline
Comité d’inspection professionnelle
Comité de révision
Comité de la formation (intiale) des notaires
Conseil d’arbitrage des comptes d’honoraires des notaires
Comité du fonds d’indemnisation
Comité sur les admissions
Comité sur le contrôle de l'exercice de la profession notariale
Comité de placements
Comité d’audit, de prospectives financières et du fonds d’études notariales

Conseil de discipline
Les tâches de ce comité sont les suivantes :

  • Décide de toute plainte formulée contreun notaire ou une personne qui a été membre de l’Ordre pour une infraction aux lois et règlements encadrant l’exercice de la profession de notaire (art. 116 CP).
  • Décide également sur des requêtes ou ordonnances en matière disciplinaire (133 CP).
  • Décide de toute question de droit ou de fait nécessaire à l’exercice de sa compétence (143 CP).

 Comité d'inspection professionnelle
Le rôle du Comité d’inspection professionnelle est d’optimiser la contribution à la mission de protection du public de l’Ordre par une approche de prévention, et ce, en surveillant l’exercice de la profession (112 CP).
Les tâches de ce comité sont les suivantes :

  • Vérifie la conformité et le maintien de la compétence du notaire, notamment par le biais  des inspections menées par les inspecteurs.
  • Recommande un stage de perfectionnement (25 Règl.) ou la réévaluation d’une limitation du droit d’exercer des activités professionnelles prononcée à l’endroit d’un notaire (55.0.1 al. 2 CP).
  • Détermine des mesures d’accompagnement aux notaires et s’assurer de leur mise en œuvre.

Comité de révision
Le rôle du Comité de révision est de donner un avis relativement à la décision du syndic ou du syndic adjoint de ne pas porter plainte, à toute personne qui lui demande et qui a demandé au syndic la tenue d'une enquête (art. 123.3 et 123.5 CP).

 Comité de la formation (initiale) des notaires
Le rôle du Comité de la formation (initiale) des notaires est d'examiner, dans le respect des compétences respectives et complémentaires des parties prenantes présentes, les questions relatives à la qualité de la formation donnant accès à la profession notariale, selon les modalités prévues au Règlement sur le comité de la formation des notaires (art. 2 & 5).

 Conseil d'arbitrage des comptes d'honoraires des notaires
Le rôle du Conseil d’arbitrage des comptes d’honoraires des notaires et d’appliquer la procédure d’arbitrage des comptes, en vertu du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des notaires.

 Comité du fonds d'indemnisation
Le rôle du Comité du fonds d’indemnisation est d’étudier l’ensemble des réclamations déposées au fonds d’indemnisation selon les modalités du Règlement sur le fonds d’indemnisation de la Chambre des notaires du Québec.

 Comité sur les admissions
Le rôle du Comité sur les admissions est de surveiller l’application du Règlement sur les conditions et modalités de délivrance des permis, notamment :

  • Accorder ou non une prolongation du délai de deux ans pour accomplir le Programme de formation professionnelle (5 Règl.).
  • Entendre les cas d’expulsion du Programme (14 Règl.).
  • Étudier et décider toute demande d’équivalence de diplôme ou de formation selon le Règlement sur les normes d’équivalence.

Comité sur le contrôle de l'exercice de la profession notariale
Le rôle du Comité sur le contrôle de l’exercice de la profession notariale est d’exercer les pouvoirs suivants délégués par le Conseil d’administration :

  • Pouvoirs conférés au Comité exécutif en application de l'article 12 de la Loi sur le notariat, incluant les pouvoirs prévus dans un règlement adopté en vertu de l’article 94j) du Code des professions et celui de décider des demandes en matière de reprise du droit d’exercice de la profession.
  • Décider de certaines demandes de délivrance de permis.
  • Décider de toute demande de révision d’une décision rendue par le Comité sur les admissions suivant une demande de reconnaissance d’une équivalence.

 Comité de placements
Le mandat du Comité de placements est d’exercer un rôle-conseil en matière de placements.

Les tâches de ce comité sont les suivantes :

  • Conseille le Comité exécutif quant à l’élaboration et à l’application de la politique de placements de l’Ordre.
  • Recommande au directeur général les professionnels externes qui accompagnent l’Ordre dans son administration des fonds. 

Comité d'audit, de prospectives financières et du fonds d'études notariales
Les tâches de ce comité sont les suivantes :

  • Surveille l’information financière et la performance de l’organisation
  • Conseille les dirigeants en matière de gestion des risques
  • Surveille les activités d’audit externe
  • Surveille la conformité des opérations du Fonds d’études notariales (FEN)

Les comités non-statutaires liés à la gouvenance de l'Ordre

Comité de gouvernance et d’éthique
Comité des ressources humaines
Comité de la formation continue
Comité de réglementation
 

Comité de gouvernance et d'éthique
Le Comité de gouvernance et d’éthique agit à titre de rôle-conseil à l’égard des thématiques suivantes :

  • Vigie sur les tendances en matière de saine gouvernance et le développement des meilleures pratiques de gouvernance.
  • Élabore et révise les Politiques et encadrements de gouvernance
  • Donne des Avis sur des enjeux éthiques 
  • Structure, profils, nominations, conditions d’exercice et évaluation
  • Orientation et formation des membres du conseil d’administration et des membres des comités 

 Comité des ressources humaines
Le Comité des ressources humaines a comme rôle de recommander au Conseil d’administration les orientations stratégiques et les politiques encadrant la gestion des ressources humaines à l’Ordre (embauche, développement des compétences, évaluation de la performance, rémunération, maintien d’un climat sain, stratégie de relève, etc.) et  d’exercer une surveillance effective de leur mise en œuvre.

Comité de la formation continue
Les tâches de ce comité sont les suivantes :

  •  Recommande au Conseil d’administration les orientations concernant les activités, cours ou stages de formation continue qui seront offerts aux notaires par l’Ordre (62 al. 1(3) CP).
  • Recommande au Conseil d’administration les modalités d’unprogramme d’activités de formation continue que doivent suivre tous les notaires ou certains d’entre eux.
  • Accompagne l’équipe de la formation continue dans la mise en œuvredes orientations adoptées.

Comité de réglementation
Les tâches de ce comité sont les suivantes :

  • S’assure qu’une vigie sur la législation et la réglementation professionnelle soit faite.
  • Commente les projets de règlements ou de modifications des lois professionnelles visant les notaires, notamment en assurant une cohérence entre les différents textes et la pratique notariale, tout en respectant la protection du public.
  • Recommande au Conseil d’administration des priorités réglementaires annuelles et les textes des projets de règlement.
  • Suit le processus d’approbation par les instances gouvernementales, notamment en commentant les modifications soumises par ces instances.

 

 

 
 

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