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Obligations professionnelles

Le notaire est soumis à de nombreuses obligations légales et règlementaires qui régissent la profession, ce dernier doit notamment :

  • vérifier l’identité des personnes qui requièrent la réception d'un acte notarié ou la réception, le versement ou le virement de fonds;
  • s’assurer de gérer les sommes d’argent qui lui sont confiées de façon sécuritaire. 

LA VÉRIFICATION DE VOTRE IDENTITÉ

Pourquoi exiger cette formalité ?
Même si votre notaire vous connaît bien, il a l’obligation de vérifier non seulement votre identité, mais aussi d’en conserver, en toute confidentialité, une preuve à son dossier.

Les preuves d'identité valables
Pour être valable, une preuve d'identité doit provenir d'un organisme reconnu qui exerce un contrôle au moment de son émission.

La vérification d’identité s’effectue au moyen de deux pièces d’identité de source fiable et indépendante, dont au moins une avec photo. Ces pièces doivent être lisibles et ne pas être expirées.

Les pièces d'identité les plus fréquemment utilisées sont le permis de conduire, la carte d'assurance-maladie et le passeport. D'autres pièces d'identité peuvent être valables, notamment certains documents étrangers, mais il faut d'abord s'en assurer auprès de son notaire. D’autres documents peuvent également être exigés selon les circonstances.

Les notaires sont des précurseurs en matière d'identification et leur expertise dans ce domaine a déjà été mise à contribution, notamment pour sécuriser électroniquement l'inscription des droits au Registre des droits personnels et réels mobiliers du Québec.

Pour en connaître davantage à ce sujet, vous pouvez consulter le Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires.

LA GESTION DE VOTRE ARGENT

Lors d’une transaction impliquant une somme d’argent, le notaire vous informe qu'il doit procéder à certaines vérifications avant de vous transférer votre argent. Quelles sont ces vérifications ?

Pourquoi le notaire conserve-t-il votre argent ?
Tout d’abord, le notaire doit s’assurer de la provenance sécuritaire des fonds et du dépôt dans son compte en fidéicommis. Ces sommes proviennent habituellement d’un virement de fonds électronique, de l’émission d’une traite bancaire ou d’un chèque certifié.

Avant de vous remettre votre argent, le notaire doit :

  • s’assurer, s’il y a lieu, de l’inscription de l’acte notarié au bureau de la publicité des droits de la circonscription foncière concernée (autrefois appelé « bureau d'enregistrement »). La publication de l’acte prend généralement 24 heures;
  • s’assurer qu'il n'existe aucune somme due à un créancier (par exemple, une hypothèque) qui n'aurait pas été dévoilée préalablement.

C'est dans le but d'assurer votre protection que le notaire effectue ces vérifications et qu'il conserve votre argent en toute sécurité dans son compte en fidéicommis. Normalement, le notaire ne détient ces fonds que quelques jours.

Votre argent est en sécurité
La Chambre des notaires du Québec effectue un contrôle très strict des comptes en fidéicommis des notaires en exigeant une vérification comptable annuelle. Elle procède également à la vérification de ces comptes par l'entremise de l'inspection professionnelle. De plus, tout compte en fidéicommis doit être ouvert auprès d’une institution financière canadienne dont les fonds sont couverts par l'assurance-dépôt.

La comptabilité en fidéicommis
Chaque client d'un notaire possède une fiche personnalisée qui indique tous les dépôts et tous les retraits effectués dans le compte en fidéicommis du notaire. S'il le désire, le client peut exiger qu'un état de ces dépôts et retraits lui soit remis.

Qu'en est-il des intérêts générés par ce compte? Ils sont versés au Fonds d'études notariales de la Chambre des notaires du Québec. Au cours des dernières années, ce fonds a permis de subventionner de nombreux projets de recherche et de nombreuses activités parrainées par plusieurs organismes dans le domaine du droit et de la justice, le tout afin d'assurer la protection du public.

Si certaines sommes sont susceptibles d'être conservées plus longtemps, le notaire peut suggérer au destinataire de cet argent d'ouvrir un compte en fidéicommis dit « spécial ». Dans ce cas, les intérêts seront versés au compte du client. Toutefois, si vous demandez au notaire d'ouvrir un tel compte, des frais et des honoraires peuvent s’appliquer.

 
 

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