Depuis le 11 janvier 2024, le Canada peut émettre des apostilles aux documents destinés à l’étranger. Au Québec, le processus d’apostille est pris en charge par le ministère de la Justice.

À noter : Les documents originaux qui émanent d’un organisme public du Québec et de certains autres organismes, par exemple des certificats de naissance, de décès, de mariage, de bonne conduite, de conformité du registre des entreprises ou même des diplômes, doivent être envoyés directement au ministère de la Justice pour une demande d’Apostille si le pays de destination est signataire de la Convention.

Tous les documents fédéraux doivent être envoyés directement à Affaires mondiales Canada.

Exemples d’organismes : Directeur de l’état civil – Registre des entreprises du Québec – ministère de l’Éducation du Québec – Barreau du Québec – ministère de la Justice du Québec – Registre des droits personnels et réels mobiliers – Sûreté du Québec – tribunaux du Québec

Le service de la certification de la Chambre des notaires du Québec peut être dans l’obligation de refuser les documents qui émanent d’entités visées par la Loi – même si la demande a été faite avant l’entrée en vigueur de la Loi.

Pour les actes notariés et les documents nécessitant une déclaration officielle d’un notaire, vous devez obtenir un certificat d’authenticité et de qualité de la Chambre des notaires au préalable, avant de vous adresser au ministère de la Justice pour obtenir l’apostille :

1. Obtenez un certificat d’authenticité et de qualité auprès de la Chambre des notaires (la marche à suivre est indiquée plus bas sur cette page).
2. Faites la demande d’apostille via le formulaire disponible sur le site Web du ministère de la Justice.
3. Envoyez le formulaire imprimé à partir de ce site, accompagné du document et du certificat de qualité de la Chambre, à l’adresse indiquée par le ministère de la Justice.
4. La Direction générale des registres et de la certification vérifie la signature du secrétaire de l’Ordre afin d’apposer l’apostille.
5. Le document apostillé est retourné au client par la poste.

Vous devez obtenir la certification de la signature d’un notaire sur des documents qui devront être transmis à l’étranger?

Le secrétaire de l’Ordre est la personne autorisée à certifier la signature officielle d’un notaire, membre ou ex-membre de la Chambre des notaires du Québec, qui apparaît sur des documents. Le certificat d’authenticité délivré par la Chambre des notaires confirme non seulement que la signature originale apposée sur les documents correspond bien à celle d’un notaire, déposée auprès du secrétaire de l’Ordre, conformément à la Loi sur le notariat, mais il établit également sa qualité de notaire.

S’il y a lieu, ces documents doivent ensuite être apostillés et / ou être apportés au consulat du pays auquel ils sont destinés et/ou à Affaires mondiales Canada, afin que la signature du secrétaire de l’Ordre soit à son tour authentifiée. Consultez les exigences du pays de destination du document pour déterminer le processus à suivre.

Ainsi, la validation des signatures à différents paliers confère aux documents une force probante afin de valoir à l’étranger, c’est-à-dire qu’elle leur donne une valeur juridique supérieure qui leur permettra d’être reconnus à l’étranger.

Note : Nous ne pouvons pas authentifier les documents comportant la signature d’un avocat ou d’un commissaire à l’assermentation.

Processus de certification