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Certificats de qualité et d’authenticité

Vous avez un document à faire valoir à l’étranger ? La signature d’un notaire doit-elle être authentifiée ?

Le Secrétaire de l’Ordre des notaires du Québec est en mesure de certifier la signature originale d’un notaire lorsqu’elle apparaît sur un document (notarié ou non). Un certificat d’authenticité est alors joint au document.

Certificat d'authenticité
Le certificat d’authenticité confirme non seulement que la signature originale du notaire apposée sur un acte notarié ou non correspond bien à celle déposée auprès du Secrétaire de l’Ordre, conformément à la Loi sur le notariat, mais il établit également la qualité du notaire.

Certificat de qualité
Le certificat de qualité, quant à lui, établit qu’une personne est un notaire en exercice dûment inscrit au tableau de l’Ordre des notaires du Québec. Le certificat de qualité peut aussi établir que la personne mentionnée a déjà été notaire ou même qu’elle ne l’a jamais été.

Convention de coopération entre les notaires de France et du Québec
La Chambre des notaires et le Conseil supérieur du notariat français ont signé une convention de coopération qui permet aux notaires du Québec de recevoir toute procuration authentique dans le cadre d’un acte notarié en France sans avoir recourt à la procédure de légalisation ou d’apostille.

Si vous êtes Français, demeurez au Québec et avez besoin de donner pouvoir à une personne en France pour signer un acte juridique en votre nom par procuration, consultez la marche à suivre pour faciliter vos démarches juridiques et minimiser les formalités à remplir auprès des autorités concernées.


Marche à suivre pour obtenir un certificat d’authenticité ou de qualité


En se présentant sur place :

Prendre obligatoirement rendez-vous auprès du :
Préposé aux certificats
514 879-1793, poste 5640
1 800 263-1793 poste 5640
service.certificats@cnq.org

OU

En procédant par la poste ou par messagerie en adressant votre demande à l’adresse suivante :

Chambre des notaires du Québec
a/s Préposé aux certificats
1801, avenue McGill College, bureau 600
Montréal (Québec)  H3A 0A7

En procédant à distance, votre demande devra être accompagnée des informations suivantes :

  • vos coordonnées (nom, prénom, téléphone, adresse complète);
  • la langue dans laquelle le certificat sera émis (anglais ou français);
  • le paiement (chèque certifié, mandat-poste ou numéro de carte de crédit avec date d’expiration) et l’enveloppe de retour ou de messagerie affranchie et identifiée au destinataire;
  • le délai de traitement souhaité.

Tout document présenté pour authentification doit comporter la signature originale d’un membre ou d’un ex-membre de la Chambre des notaires du Québec.

Note : Les délais de production des certificats sont calculés à compter de la réception des originaux à nos bureaux. Les prix varient en fonction des délais de production.

Modes de paiement
Veuillez prendre note qu’aucun chèque personnel n’est accepté. Le paiement peut être effectué par chèque certifié, mandat-poste, argent comptant, carte de débit ou carte de crédit. Seules les cartes Mastercard et Visa sont acceptées.

Si la demande de certificat nous est envoyée par la poste ou par messagerie et que vous désirez payer par Mastercard ou Visa, vous devez nous indiquer votre numéro de carte ainsi que la date d’expiration de celle-ci.

Seules les demandes provenant de membres de l’Ordre peuvent être portées à l’état de compte mensuel du notaire.

Tarif de base :

  • certificat régulier......................................................................30 $ (plus taxes)
  • à compter du cinquième certificat régulier
    dans un même dossier.............................................................15 $ (plus taxes)
  • tout certificat urgent (émis en deçà de 24 heures).......................75 $ (plus taxes)

Horaire
Notre service de certification est habituellement disponible du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h.  Toutefois, vous pouvez toujours déposer vos documents à la réception de la Chambre des notaires de 8 h 30 à 17 h.

IMPORTANT - Certification additionnelle
Veuillez noter qu’il est possible que votre document nécessite une certification additionnelle, par l’ambassade ou le consulat du pays auquel il est destiné. En effet, le Canada n’a pas adhéré à la Convention sur l’Apostille et un document destiné à être produit à l’étranger peut devoir faire l’objet d’une certification par diverses autorités.  Il est recommandé de s’informer des formalités auprès des autorités concernées.

Marche à suivre si vous êtes Français, demeurez au Québec et avez besoin de donner pouvoir à une personne en France pour signer un acte juridique en votre nom par procuration :

Une série d'étapes doivent être respectées pour qu'une procuration authentique soit valablement reçue sans avoir recours à la procédure de légalisation ou d'apostille.

 

  1. Dans un premier temps, vous devez solliciter les services d’un notaire français afin que ce dernier reçoive un acte en France. Vous devez également permettre à une personne en France de signer l’acte principal en votre nom à l’aide d’une procuration. Pour ce faire, vous devez convenir avec le notaire des modalités des actes notariés (calendrier, honoraires, etc.).

     

  2. Le notaire français vous explique la portée de la procuration ainsi que la portée de l’acte qui doit être conclu au moyen de celle-ci. Il rédige le projet d’acte ainsi que la procuration et vous invite à prendre rendez-vous avec un notaire québécois pour l’acte de procuration.

     

  3. Vous devez communiquer avec un notaire québécois et convenir avec lui des modalités de signature de la procuration (date, honoraires, etc.). Par la suite, vous devez transmettre le nom du notaire québécois au notaire français et inversement.  

    IMPORTANT. Le notaire français doit vérifier que le notaire québécois est bien en exercice. Pour ce faire, il doit consulter le site Internet de la Chambre des notaires du Québec. Le notaire québécois doit pour sa part consulter l’annuaire des notaires de France (http://www.notaires.fr/fr/annuaires-notaire) pour s’assurer que le notaire français est en exercice.

     

  4. Une fois qu’il a les informations nécessaires, le notaire français transmet par courriel au notaire québécois :

    1. Le projet de procuration

    2. Une attestation selon laquelle il a pleinement exercé son devoir de conseil de façon impartiale envers toutes les parties. Cette attestation doit aussi porter que le notaire encourt sa responsabilité en cas de faute professionnelle tant à l’égard du contenu de la procuration qu’à l’égard de l’acte conclu au moyen de celle-ci.

       

  5. Le notaire québécois contrôle votre identité, votre qualité et votre capacité en tant que signataire de la procuration. Une fois que la procuration est signée, le notaire québécois l’inscrit à son répertoire et en assure la conservation. Il appose son sceau et vous en remet une copie. Il peut également transmettre une copie authentique directement au notaire français si vous le désirez.

     

  6. Le notaire français réceptionne la procuration authentique en provenance du notaire québécois. Il reçoit l’acte principal en présence des parties incluant la personne que vous avez désignée pour signer l’acte juridique en votre nom.

 

Limitation de mandat
Le rôle du notaire québécois est limité à la vérification de l'identité, de la qualité et de la capacité du ou des signataires de la procuration. Le notaire québécois vous remettra une limitation de mandat qui résume la totalité des explications qui vous ont été préalablement transmises et obtiendra également un consentement éclairé de votre part avant de débuter le mandat.

 Que faire en cas de difficulté?
En cas de difficulté relative à l'application de la convention, les notaires québécois et français sont invités dans un premier temps à la résoudre entre eux. Si la difficulté subsiste, ils devront communiquer avec les personnes désignées par leur ordre professionnel respectif pour trouver une solution qui convient aux parties.

Vous avez des questions?
Si vous désirez obtenir des explications relativement à votre dossier, vous devez communiquer avec votre notaire.

Pour des informations sur la procédure à suivre, nous vous invitons à composer le 1-800-NOTAIRE (668-2473) pour parler avec un notaire ou à soumettre votre question par écrit au 1-800-NOTAIRE en ligne. Ces services sont gratuits.

 

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