Se lancer en affaires seul
La formule la plus simple demeure l’entreprise individuelle. Si vous voulez fonctionner sous vos nom et prénom, vous n’auriez même pas à vous immatriculer auprès du Registraire des Entreprises.
En ce qui concerne les taxes, si vous êtes un petit fournisseur (actuellement moins de 30 000 $ de revenus par an), vous n’avez pas à vous inscrire aux taxes (TPS, TVQ). Tous les profits de votre entreprise une fois les dépenses acquittées, vous reviennent et c’est vous qui serez imposé lors de votre déclaration de revenus.
Se lancer en affaires avec plusieurs
Si vous êtes plusieurs, vous pouvez créer une société (en noms collectifs, en commandite, en participation), une association, une coopérative, mais le véhicule le plus courant au Québec demeure l’incorporation.
Il s’agit d’une personne morale (compagnie ou corporation) qui existe par elle-même et possède ses propres actifs et dettes (un patrimoine distinct).
Votre notaire pourra vous expliquer les avantages et inconvénients des différentes formes d’entreprise et si votre situation s’y prête.
Il y en a plusieurs, notamment certaines économies fiscales, une responsabilité limitée pour le ou les entrepreneurs, un mode de gestion et de partage des profits et des pertes bien encadré et protégé par la loi.
Pour savoir s’il est plus avantageux pour vous d’être incorporé, plusieurs éléments entrent en ligne de compte. Par exemple les revenus envisagés justifient-ils les coûts de base et par la suite annuels d’une incorporation? La responsabilité possible de l’entrepreneur mérite-t-elle d’être protégée? Les conséquences fiscales seront-elles importantes, le partage des revenus et des pertes, s’il y a lieu, risque-t-il d’être complexe? Votre notaire pourra effectuer l’exercice mathématique, financier et juridique nécessaire pour vous guider dans cette décision.
La convention entre actionnaires
Si vous êtes plusieurs, vous avez tout avantage à rencontrer un notaire afin qu’il vous conseille dans la rédaction d’une convention entre actionnaires. Il vous aidera aussi à déterminer plusieurs éléments, notamment qu’arrivera-t-il si une mésentente survient ou, en cas de maladie ou décès de l’un d’entre vous, qui rachètera les parts et à quel prix. Ce document est essentiel et doit aussi être révisé régulièrement pour s’assurer qu’il suit l’évolution de l’entreprise.
Sachez qu’en ce qui concerne l’ajout ou le retrait de partenaires, les règles du droit des compagnies sont vraiment minimales à ce sujet, et c’est pourquoi votre convention entre actionnaires devra être bien rédigée.
Si vous exploitez votre entreprise par l’entremise d’une compagnie, les décisions prises par celle-ci, au fil des ans, seront regroupées dans un livre ou un cartable que l’on appelle le livre des minutes. C’est aussi dans ce livre que l’on retrouvera l’original de vos statuts de constitution, incluant le détail du capital-actions, une copie des règlements, le registre indiquant le nom des administrateurs, un autre registre pour les actionnaires.
Lorsqu’une opération exceptionnelle intervient dans votre entreprise, par exemple la vente d’un bien important, l’obtention d’un financement bancaire, la visite des autorités fiscales, l’arrivée d’un nouvel actionnaire, la vente de l’entreprise, etc., elle doit être consignée dans le livre des minutes. Cela permettra de s’assurer que tout est en règle, que les décisions ont bien été adoptées adéquatement et que les changements d’administrateurs ou d’actionnaires ont été valablement approuvés, tout comme les versements de dividendes.
Si vous êtes seul dans votre compagnie (seul administrateur et seul actionnaire) les règles sont moins strictes, mais dès que vous êtes deux et plus, il est primordial que tout soit constaté et préservé. Par exemple, si un administrateur ou un actionnaire a quitté la compagnie, il faut des documents pour le prouver.
Le notaire peut s’occuper de la mise à jour annuelle du livre des minutes et le conserver dans sa voûte.
Cette immatriculation est obligatoire au Québec afin de pouvoir en tout temps, savoir qui se trouve sous un nom d’entreprise. Donc si vous êtes plus d’un associé ou si vous agissez sous un nom d’emprunt ou êtes incorporé, vous devrez procéder à cette immatriculation et en faire la mise à jour annuelle.
On parle ici du gel de la valeur de certaines actions de la compagnie. Cette procédure est très intéressante pour l’entrepreneur en fin de carrière ou qui désire se retirer progressivement de son entreprise. Cela lui permet de conserver la valeur acquise tout en permettant à ses enfants ou plus jeunes associés de bénéficier de la plus-value future de celle-ci. Cette opération doit être faite de la bonne façon et pour les bonnes raisons. Votre notaire pourra vous aider à y voir clair.
Il existe des fiducies de protection d’actifs, des fiducies de contrôle, des fiducies alter ego, des fiducies testamentaires, etc. La création d’une fiducie peut être très avantageuse pour plusieurs raisons, notamment fiscales, mais pas dans toutes les situations. Avant de procéder, il faut s’assurer que les coûts de création et de gestion justifieront son existence. Le notaire pourra vous expliquer et déterminer avec vous la pertinence ou non d’en avoir une.