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Collaboratrice/réceptionniste

Titre du poste : Collaboratrice/réceptionniste

Nom de l'employeur : Allard & Harbour Notaires

Date de publication : 10 juillet 2018

Statut : temps plein

Lieu de travail (ville) : Montréal

Date d’entrée en fonction : 2018-09-01

Description

Étude de notaire en pleine croissance, définitivement pas « beige » et obstinément optimiste, cherche la perle rare pour compléter son équipe.

Notre objectif : Offrir des services juridiques de grande qualité et construire avec nos clients, une relation de proximité, d’écoute et de confiance, le tout en privilégiant une approche rigoureuse de la pratique notariale. En bref, nous cherchons à allier l’efficacité et la rigueur, à une approche et un service client « wow ».

Qualifications

Notre candidat(e) idéal(e) :

  • Est spécialiste du multitâche
  • Est double médaillé(e) de la débrouillardise
  • Est champion(ne) du monde en service à la clientèle
  • Fonctionne à un seul mode : SOLUTION
  • Est curieux(se) et apprend vite (et bien)
  • Se considère et agit comme un partenaire dans l’équipe

Compétences requises :

  • DEC en techniques juridiques ou expérience équivalente
  • Solides habiletés interpersonnelles et grand sens du service client
  • Capacité à gérer différentes activités ou projets simultanément (accueil des clients, suivis de dossier, gestion du calendrier, production de documents, etc.)
  • Connaissance de base en informatique (pas besoin d’être programmeur C++, la suite Office suffit)
  • Capacité de travailler sous pression avec des délais courts (oui oui, le notariat c’est stressant par moment)
  • Français impeccable (gagnant d’un concours d’écriture est un atout) et anglais courant

Tâches :

  • Accueillir les clients avec un grand sourire et répondre aux appels téléphoniques avec ce même sourire
  • Réceptionner le courrier et le trier promptement ; préparer les envois par messager
  • Jongler avec les agendas de plusieurs notaires
  • Juger de l’importance et prioriser les courriels et les appels, puis y répondre efficacement
  • Communiquer par téléphone ou courriel avec les différents intervenants (clients, banques, etc.)
  • Ouvrir les dossiers physiques et informatiques et y colliger l’information et la documentation pertinentes
  • Saisir dans Para-Maître de manière rigoureuse différentes informations afin d’optimiser le processus de rédaction
  • Préparer les rapports aux créanciers
  • Rédiger les actes (testament, mandat de protection, hypothèque, vente, etc.) avec minutie, rigueur et autonomie tout en respectant les échéanciers
  • Effectuer la correspondance dans divers types de dossier
  • Préparer les quittances, effectuer un suivi efficace auprès des institutions financières et procéder à leur publication
  • Effectuer toutes autres tâches connexes

Ce qu’on offre :

  • Un environnement de travail avant tout humain
  • Les vendredis après-midi de congé (chanceux(se)!)
  • Environ 4 semaines de congé par année
  • Beaucoup de café et de la bonne humeur

Rémunération : à discuter

Informations supplémentaires

Merci de nous faire parvenir votre lettre de présentation par courriel à : callard@ahnotaires.com
Nous communiquerons uniquement avec les candidat(e)s retenu(e)s dans la semaine débutant le 6 août.
Au plaisir de vous rencontrer!

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